Berlingske Business

Dårlige møder koster virksomheder millioner

Neupart
Direktør Lars Neupart.

Eksperter og under­søgelser påpeger, at bedre, kortere og mere effektiv mødekultur kan forkorte virksomhedens møder med op til en tredjedel. En undersøgelse hos de små og mellemstore virksomheder, som ErhvervsBladet har udført, viser, at mange firmaer ikke er opmærksomme på problemet

Ude i de danske virksomheder arbejdes der dagligt hårdt på at optimere firmaet og driften på næsten alle områder, men et sted halter det gevaldigt. Virksomheder overser potentialet i en stram mødekultur, og det er selv om, at der er rigtig mange penge at hente ved at holde mere effektive og kortere møder.

Direktør Lars Neupart i it-sikkerhedsvirksomheden Neupart A/S kan godt nikke genkendede til møder, som ikke altid er lige effektive.

- Jeg vil selvfølgelig gerne kunne sige, at alle i virksomheden er den motiverende mødeleder, men jeg må nok erkende, at vi har tilbøjelighed til at være lidt slappe, siger Lars Neupart.

Han er bestemt ikke alene. Møder, der er alt for dårlige og alt for lange, er ifølge eksperter i mødeledelse nemlig et overset problem hos mange danske virksomheder.

- Der er et kæmpe potentiale rundt omkring i virksomhederne. Vi har i Danmark en rigtig slap mødekultur, og opmærksomheden omkring god mødeledelse er sejlet helt agterud i forhold til al anden ledelse, siger lektor Ib Ravn fra Danmarks Pædagogiske Universitetsskole, Aarhus Universitet, hvor han forsker i mødekultur ved Learning Lab Denmark.

En undersøgelse som ErhvervsBladet har foretaget hos 191 små og mellemstore virksomheder, viser da også, at møder ellers fylder en meget stor del af dagligdagen hos ejerlederne og deres ansatte. Således svarer omkring 40 procent af lederne, at de i gennemsnit bruger mellem 10 og 20 timer om ugen på møder. Faktisk svarer over halvdelen, at de bruger en time eller længere på hvert eneste møde.

- Egentlig er det jo mærkeligt, for mange har den holdning, at et møde er noget, der skal overstås, så man kan komme i gang med sit arbejde. Hvis man blot kunne forbedre og skære mødetiden ned med fem procent, ville det give en voldsom forbedring i det enkelte firma, siger Bo Krüger, der er ekspert i mødefacilitering.

Evaluér dine møder

Hos it-sikkerhedsvirksomheden Neupart A/S har direktør Lars Neupart sagt ja til at få besøg af en ekspert i mødeledelse for netop at skabe en mere effektiv mødekultur.

- Jeg vil råde Lars Neupart til at evaluere den måde, møderne foregår på. På den måde kan de hurtigt finde ud af, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer. Et godt grundlag for at udvikle mødekulturen og undgå at begå de samme fejl igen, siger Claus Bekker Jensen, der er ekspert i møder og forfatter til bogen »Bedre mødekultur.«

Neupart A/S ligger i Lyngby, og i afdelingen har firmaets 12 ansatte i det daglige en uformel omgangstone. Også til møderne. For selv om det umiddelbart ikke virker til, at en lille virksomhed som Neupart A/S kan have de store udfordringer på de interne møder, så nikker direktør Lars Neupart alligevel genkendende til nogle af de ting, som mødekonsulent Claus Bekker Jensen fremhæver.

- Mange ansatte føler, at de spilder tiden, hvis de går til møder, der ikke er struktureret. Og selv om man som leder i bedste mening kører mødet på en uformel måde, er det en god idé af og til at stramme op og indføre mere struktur og disciplin på møderne, siger Claus Bekker Jensen.

Han er overbevist om, at en uformel tone imellem kolleger er det bedste, men det kan blive et problem, hvis den rykker med ind i mødelokalet, og det er et af de punkter, Neupart A/S skal arbejde med.

Spar en formue

Således viser en undersøgelse i New Hampshire Business Review hos 150 amerikanske virksomheder, at omkring en tredjedel af møderne er decideret tidsspilde. Mødeforskeren Ib Ravn har tilsvarende i en dansk undersøgelse konstateret at ved at være opmærksomme på mødekulturen, kunne mødeledere i en række danske virksomheder stramme op på tiden med omkring 30 procent. Eller sagt med andre ord: Et møde, der tidligere tog en time, kan klares på omkring 40 minutter.

Med den viden og eksempelvis konsekvent brug af en mødefacilitator, der sørger for en stram og effektiv afvikling af dit firmas møder, vil der dermed kunne tjenes tusindvis - ja, millioner kroner i besparelser om året - uden det går ud over virksomhedens drift eller resultat.

I ErhvervsBladets undersøgelse spurgte vi således også virksomhederne om, hvor mange penge inklusive lønomkostningen, de bruger på mødevirksomhed om året. En tidligere undersøgelse viste nemlig, at de 500 største firmaer i Danmark brugte svimlende 18 milliarder kroner på mødeaktiviteter i 2004.

Flere millioner spildt

ErhvervsBladets undersøgelse viser også, at der mødes for millioner af kroner om året i de små og mellemstore virksomheder. Således svarer en række firmaejere, at de afhængig af firmaets størrelse bruger flere hundrede tusinde kroner - og op til tre millioner kroner om året på møder.

Et mindre firma med ti ansatte anslår, at de bruger 210.000 kroner om året og kan altså ifølge udregningerne muligvis spare op mod 70.000 kroner om året ved at stramme op. Et større firma med 30 ansatte anslår i undersøgelsen, at de bruger mellem to og tre millioner kroner på møder. En besparelse på mellem en halv og hel million kroner burde være i kølvandet, hvis firmaet er opmærksom på eksperternes råd.

Mødeekspert Bo Krüger er i hvert fald ikke i tvivl om, at de små og mellemstore virksomheder ved at fokusere på mødekulturen vil kunne finde effektiviseringer på de nævnte 30 procent.

- Typisk har man jo afsat et fast tidspunkt til et eller flere faste møder hver uge, og dem holder man så helt bevidstløst. Typisk er der også afsat en eller to timer, selv om man måske kunne nøjes med ti minutter. En anden vane er, at mødet altid holdes samme sted med faste pladser og masser af kaffe. Jeg plejer at kalde det pælesidning for kaffenarkomaner, griner Bo Krüger - og trækker så den populære tv-serie Krøniken frem for at understrege sine pointer.

Han advarer nemlig de danske firmaejere mod at efterligne fjernsynsmatadoren Kaj Holger.

- Kaj Holger, det er ham, der holder en lang tale under møderne. Men Kaj Holger oplever ikke selv, at talen eller mødet er langt, for han synes, det er fedt. Men vi ved fra forskning, at envejskommunikation højst virker i omkring et kvarter. Herefter begynder mødedeltagerne at kede sig, hører ikke efter og falder fra, advarer Bo Krüger om en af de mange farer ved den dårlige mødekultur.

I Lyngby vil direktør Lars Neupart bringe to ting fra mødet med mødekonsulent Claus Bekker Jensen med sig til fremtidens møder i Neupart A/S. Der skal mere struktur på møderne samt mere kreativitet i idéudvikling, så der hurtigere bliver lukket op for de gode ideer.

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

 

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

Annonce

De første kvartalsregnskaber, primært fra USA, der tegner en fortsættelse af billedet for 2017-billedet, både når det handler om teknologiorienterede forbrugsselskaber som Netflix og traditionelle sel...

Kære læser. Velkommen til business.dk.

Vi kan se, at du har installeret en adblocker, så vi ikke kan vise dig annoncer. Det er vi kede af, fordi indtægter fra annoncer er en helt afgørende årsag til, at vi dagligt kan tilbyde dig journalistik af høj kvalitet.

Vi håber derfor, at du i din adblocker vil tillade visning af annoncer fra business.dk Det er nemt og tager kun et øjeblik: Se hvordan du gør her.

Med venlig hilsen
Berlingske Business

Tilbage til artiklen