Berlingske Business

E-mails som tidsrøver

Kære VirksomhedsRåd,



Med mellemrum tænker jeg på, hvordan jeg dagligt accepterer en tidsrøver, der

fra morgenstunden bringer mig væk fra mit egentlige arbejde. Et virtuelt skrivebord med en ind- og udbakke, der overdynges af

usorterede mails. Og indrømmet - jeg har vænnet mig til at blive afbrudt og omprioritere min tid, når det passer

mailboksen at bringe mig ny information.



Men når jeg så regner sammen, hvad det betyder i samlet tid for hele min afdeling,

kan jeg næsten få "grå hår i hovedet". Kan I give mig nogle ideer til, hvordan jeg får hul

på dette problem, og hvordan jeg får det omsat i praksis? Jeg er helt sikker på, at det sammenlagt vil frigive indtil

flere arbejdstimer dagligt i min afdeling, tid, som vi sagtens kan bruge til mere produktive aktiviteter.

Kære

K. Kristensen.

Du peger på et problem, som mange steder er eksploderet de sidste 3-4 år. For få år siden blev

vi imponeret af nettes muligheder.



Nu kan vi nogle gange føle, at det er ved at vælte os i stedet for. En lille

historie til at sætte dit problem i perspektiv.



I gamle dage måske helt tilbage til 1996. En nyansat sekretær

spørger: "Kan du vise mig forretningsgangen for indgående og udgående post i virksomheden?"



Og

kollegaen svarer: "Ja selvfølgelig. Alt er skrevet ned. Får du breve af typen aa skal de arkiveres sådan ,

får du breve af typen bb skal de arkiveres sådan. Sender du post til ff skal kopien arkiveres sådan"



Rigtig

mange år senere i 2004. En nyansat projektleder spørger (der er ikke længere en samlende sekretærfunktion

i den pågældende afdeling - så alle må selv klare den type opgaver): "Kan du vise mig forretningsgangen for

indgående og udgående post, der går ind i via firmaets mailsystem og havner på mit virtuelle skrivebord"?

Og kollegaen svarer: "Forretningsgang - øh! hvad er det lige for noget???"



Historien viser, at mulighederne

i pc''en dels har ændret den type af opgaver, vi hver især skal klare i løbet af dagen (mange er blevet deres egen

sekretær), dels har aflivet nogle klare regler for, hvordan vi skal håndtere den post, der lander på vores "skrivebord".



Derfor

bør I både tages stilling til, hvad den enkelte medarbejder selv kan gøre og, hvilke tiltag der bør gøres

på afdelings-/virksomhedsniveau.



I de forskellige mailsystemer findes der en række rigtig gode værktøjer, der

bl.a. kan hjælpe med at sortere mails, automatisk fordele dem i mapper.



Mapper kræver struktur, så de enkelte

medarbejdere og afdelinger skal i fællesskab sætte tid af til at designe en forretningsgang, som sikrer, at der både

tages højde for den enkeltes krav og de krav, der tilgodeser afdelingen/ virksomheden. Husk også at afsætte ressourcer

til den løbende opfølgning og vedligeholdelse.



Derudover vil jeg anbefale at I drøfter et sæt etiske

spilleregler.



Hvad forstår vores virksomhed ved en god e-mail etikette? Eksempelvis er det vigtig at få drøftet

en af de rigtig tunge tidsrøvere: Hvornår er en e-mail så vigtig, at den også bør sendes til andre?

Det er jo så nemt lige at bruge såvel cc som bcc -for en sikkerheds skyld.



Jeg håber svaret har givet dig inspiration

til at tage konkret fat om dit problem.







Mange hilsner



Inger Billund

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

 

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

Annonce

Danske pensionsselskaber kan lige nu fortælle om afkast, der ligger og svinger i størrelsesordenen 0-3 pct. Det er langt fra sidste års to-cifrede gevinster, men der er en gode forklaringer på, at afk...

Kære læser. Velkommen til business.dk.

Vi kan se, at du har installeret en adblocker, så vi ikke kan vise dig annoncer. Det er vi kede af, fordi indtægter fra annoncer er en helt afgørende årsag til, at vi dagligt kan tilbyde dig journalistik af høj kvalitet.

Vi håber derfor, at du i din adblocker vil tillade visning af annoncer fra business.dk Det er nemt og tager kun et øjeblik: Se hvordan du gør her.

Med venlig hilsen
Berlingske Business

Tilbage til artiklen