Berlingske Business
17:06

E-mails er blevet transportbeholdere

E-mails er en hurtig og pålidelig kommunikationsform og uundværlig for sikkert langt de fleste på kontoret. Den

stort set eneste tilbagevendende indvending mod dem er, at de ankommer hele dagen og derfor kan virke forstyrrende på samme

måde som telefonen.


Men de har endnu en ulempe, der kan være langt mere alvorlig. En del virksomheder har endnu ikke

rigtig fået øje på den, og mange ved ikke, hvad de skal stille op med den. Denne ulempe er, at e-mails kort og

godt kan være en trussel mod firmaets indsamling, opbevaring og anvendelse af fælles viden.


- Det kan de, fordi e-mails

bliver brugt til at sende vedhæftede filer, som går helt undenom virksomhedens journaliserings- og arkiveringsprocesser.

Det kan være fatalt for de mange virksomheder, som lever af at genanvende og nyttiggøre den viden, de opbevarer i deres elektroniske

arkiver.


Det er Bo Svensson, der gør opmærksom på problemet. Han er direktør for it-virksomheden Convergens

i Rødovre, som har specialiseret sig i disciplinen vidensstyring, dvs. at hjælpe virksomheder med at systematisere arkiveringen

og udnyttelsen af de data og elektroniske dokumenter, som er forudsætningen for stadigt flere virksomheders eksistens.


-

Brugen af e-mails begyndte for alvor at slå igennem herhjemme for fire-fem år siden, og oprindeligt var de nok tænkt

anvendt til at udveksle hurtige og uformelle beskeder. Men de er i vidt omfang blevet til noget andet, nemlig til transportbeholdere

for elektroniske dokumenter af alle slags, siger han.


Han fortsætter:


- I dag er e-mail programmet for mange brugere

den vigtigste applikation på pc''en, vigtigere end tekstbehandlingsprogrammet. De bruger ikke længere Windows'' mappe- og

filhåndteringssystem Stifinder, men laver deres egen mappestruktur i e-mail programmet. Her hos Convergens har vi lavet en uformel

og uvidenskabelig undersøgelse ude på internettet, hvor vi bad folk svare på fire spørgsmål. 250 reagerede,

og det viste sig, at 90 pct. af dem havde flere end 20 mapper i deres e-mail program.


Og stort set alle svarede, at den primære

udveksling af dokumenter, både internt og eksternt, foregår med e-mails. Og så har vi problemet.


Han understreger,

at problemet ikke er selve anvendelsen af e-mails til dokumentforsendelse - tværtimod. Han kalder e-mails for et ekstremt godt kommunikationsredskab.









Kan

ikke ændre vaner

- Problemet er, at hvis en e-mail bliver sendt til 25, bliver dens vedhæftede dokumenter typisk lagret

25 steder og i 25 forskellige strukturer, og at det derefter kun er modtagerne, som har adgang til dem, siger han.


Efter Bo Svenssons

mening er løsningen ikke, at medarbejderne opdrages til at flytte e-mail tilsendte dokumenter over i virksomhedens fælles, elektroniske

arkiv.


- Det giver alt for stor risiko for, at de ind imellem glemmer det, mener han. Man bør ikke ændre i folks

arbejdsvaner i forbindelse med e-mails. Det er sikrere og langt nemmere for brugerne at lade dem gøre præcis som de altid

har gjort, mens et system "ude bagved" sørger for, at vedhæftede dokumenter lagres centralt.


Han forklarer

nærmere:


- Hvis jeg sender en e-mail med et par vedhæftede dokumenter, så sender systemet ikke dokumenterne

fysisk videre til modtagerens postkasse. De bliver opsnappet af et filter og dirigeret til et centralt sted, nemlig til virksomhedens

fælles, digitale arkiv. Modtageren mærker ingenting, han klikker som sædvanligt på ikonet for det vedhæftede

dokument for at åbne det, og han kan fortsætte med at have sin egen mappestruktur i e-mail programmet og på alle

ledder bruge det, som han altid har gjort. Og i det fælles, digitale arkiv kan virksomheden så fortsat bruge et gængs dokumenthåndteringssystem

med de sædvanlige adgangskriterier, altså hvem der må kalde hvilke dokumenter frem på sin skærm, hvem

der kun må læse dem, og hvem der også må ændre i dem.


Convergens, der er fem år gammelt,

har 35 medarbejdere og i 2001 havde en omsætning på 17 mio. kr., har udviklet et system til at filtrere dokumenter fra

e-mails og lagre dem centralt.


Det hedder Edocs, det kører på Lotus Domino, og der er en kontant grund til, at

firmaet har udviklet systemet til denne platform.


- Der er ikke mange, der véd det, men der er faktisk flere mail-brugere herhjemme,

som professionelt bruger Domino-mail end Microsoft-mail. Ganske vist bruger de fleste af de danske virksomheder Microsoft-mail, men

Domino er meget udbredt i de store virksomheder, og derfor er Domino-brugerne i flertal.


Det er årsagen til, at vi valgte

at udvikle til Domino, men vi overvejer seriøst at lave et tilsvarende system til Microsoft-platformen, oplyser Bo Svensson.

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

Gratis breaking news på mobilen

Send BUSINESS BREAK til 1929 og modtag en SMS med en bekræftelse. Det er gratis - tilmelding koster kun almindelig takst. Du kan til hver en tid afmelde tjenesten igen.

Afmeld: sms BUSINESS BREAK STOP til 1929

Tilmeld Afmeld

Business Nyhedsbrev

Få breaking news og det bedste overblik fra Business.dk morgen og eftermiddag - eller modtag hver uge et prioriteret overblik over investorstof, privatøkonomi, ejendomme, digtal, karriere, media og vækst.

Se alle nyhedsbreve
 

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

<p>Henrik Olejasz Larsen, investeringsdirektør i Sampension</p>
Sponseret

Aktiemarkederne ligger historisk set forholdsvis højt. Det afspejler, at det går rigtig godt i den underliggende økonomi, forklarer investeringsdirektør.Arbejdsløsheden er rekordlav i både Japan og US...

Business Events Se alle

Business.dk anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og at målrette annoncer. Denne information deles med tredjepart. Læs mere

Kære læser. Velkommen til business.dk.

Vi kan se, at du har installeret en adblocker, så vi ikke kan vise dig annoncer. Det er vi kede af, fordi indtægter fra annoncer er en helt afgørende årsag til, at vi dagligt kan tilbyde dig journalistik af høj kvalitet.

Vi håber derfor, at du i din adblocker vil tillade visning af annoncer fra business.dk Det er nemt og tager kun et øjeblik: Se hvordan du gør her.

Med venlig hilsen
Berlingske Business

Tilbage til artiklen