Berlingske Business

Hos COWI er det kultur at rejse billigst muligt

Hos COWI er det kultur at rejse  billigst muligt - 1
Dorthe Berg Henriksen og Torben B. Rodenberg.<br>Foto: Jan Jørgensen

Økonomiklasse Rådgiverne fra COWI har hele verden som arbejdsplads. Men uanset om rejsen går til Oslo, Bahrain eller Maputo rejser de på økonomiklasse. Dermed sparer virksomheden mange millioner - og det kan være afgørende ved tilbudsgivningen.

Rådgivervirksomheden COWI med hovedsæde i Lyngby er på mange måder en usædvanlig dansk virksomhed. COWI er globalt orienteret i usædvanlig grad.

Faktisk går hele tre ud af fire erhvervsrejser hos COWI til destinationer uden for Europa.

Det rejsende ingeniør- og rådgiverkorps fra COWI nøjes ikke med at flyve til Oslo, Bergen eller Trondheim for at besøge deres kolleger fra datterselskabet Interconsult.

Oftere går rejsen til fjerne og lidt eksotiske rejsemål - f.eks. Bahrain, Delhi, Maputo, Accra, Doha, Johannesburg, Shanghai, Dar-Es-Salaam og Caracas. COWI er nok den danske virksomhed, der har det mest komplicerede rejsemønster overhovedet.

Alligevel ser man så godt som aldrig virksomhedens medarbejdere komme ud af et rutefly i selskab med de rejsende på business class. Hos COWI er det nemlig kultur at rejse så billigt som muligt. Uanset om flyveturen varer en time eller 10 timer, så rejser COWI helst på økonomiklasse, så længe det ikke medfører unødigt lange rejsetider eller ekstra ventetid.

»COWI er simpelthen »best in class«, hvad angår besparelser på flybilletter. De flyver til en ekstremt lav gennemsnitspris,« fastslår bureauchef Torben B. Rodenberg fra VIA Travel (frem til 1. november Weco DSB), gennem mange år COWI's erhvervsrejsebureau i Danmark.

På »rejsekontoret« hos COWI sidder fire af VIA Travels ansatte som »implants« og servicerer de rejsende medarbejdere fra COWI i Danmark og Norge, hvor COWI med virkning fra 1. januar 2003 overtog virksomheden Interconsult. I alt er der 2.450 medarbejdere i de to lande, og heraf er hele 1.400 registreret som aktive rejsende med egen profil hos VIA Travel.

Prisen er afgørende
Hos COWI foregår rejseindkøbet i indkøbsafdelingen, hvor indkøbschef Dorthe Berg Henriksen bestyrer et årligt indkøbsbudget på cirka 300 mio. kr. Rejseudgifterne er den største enkeltpost på 55 mio. kr., hvoraf flybilletterne tegner sig for cirka 24 mio. kr.

»Vores rejsepolitik er meget klar. Den siger, at der altid skal rejses billigst muligt under hensyntagen til ventetider, omkostninger og specielle krav til afrejse samt ankomsttidspunkter. Og vi har sat VIA Travel til at håndhæve vores rejsepolitik,« siger Dorthe Berg Henriksen.

»Rejsepolitikken er tæt forbundet med virksomhedens kultur og image. Vi synes ikke, vi kan tillade os at ankomme på business class til områder, hvor børn ligger og dør af sult eller tørst. Vi arbejder selv med miljø og vandforsyning, og så vil vi da gerne sende et signal, når vi selv rejser.«

Rådgiverbranchen er i disse år præget af en meget hård priskonkurrence, og for en globalt orienteret rådgivervirksomhed kan rejseindkøbet være en afgørende faktor for, om en opgave under fjerne himmelstrøg bidrager til indtjeningen eller ej.

»Hvis vi f.eks. skal byde på en ny opgave i Qatar, så afdækker vi på forhånd, hvor stort rejsebehovet vurderes at være. Det foregår, inden der afgives tilbud. Rejseudgifterne kan udgøre en vigtig del af vores budget, og hvis vi kan reducere dem væsentligt, kan det i den sidste ende være afgørende for, om vi kan afgive et konkurrencedygtigt tilbud på opgaven,« siger indkøbschefen.

Rent faktisk står COWI foran en større opgave i Qatar. En opgave, der meget vel kan betyde, at omkring 35-40 af firmaets eksperter vil få en ret voldsom rejseaktivitet til og fra Qatars hovedstad Doha. Og så handler det igen om at få prisen på rejserne ned.

»Jeg har haft en god dialog med Qatar Airways. Jeg har været i Doha i december for at se på vores projekt og indgå en aftale med flyselskabet, hvor vi binder os til et vist antal rejser mod at få en god rabat,« forklarer Dorthe Berg Henriksen.

Internt rejsekontor
Mange danske virksomheder har en rejsepolitik, hvor medarbejderne rejser på lavpris inden for Europa, mens der ofte rejses på business class ved oversøiske rejser.

Her skiller COWI sig altså markant ud ved at vælge de billige løsninger, selv om rejsen går til Afrika, Asien eller Sydamerika. Og der er store penge at hente, når man som COWI har et meget kompliceret rejsebehov med overvægt at netop de oversøiske rejser.

»Der kan let spares omkring 20.000-25.000 kr. på en returrejse ved at vælge økonomiklasse i stedet for business class,« fastslår Torben B. Rodenberg, der som bureauchef hos VIA Travel har det overordnede ansvar for rejsekontoret og for den løbende kontakt med COWI.

I dagligdagen er det dog de fire medarbejdere på rejsekontoret, der servicerer de rejsende medarbejdere og sørger for, at rejsepolitikken håndhæves. Opgaven løses af teamleader Jette Steen Kristensen samt Mette Loft, Lisbeth Wöhliche og Alice Rundstrøm.

»Den helt store udfordring for os består i, at COWI ikke kun rejser til de gængse rejsemål. Kun få danske virksomheder er så aktive i Afrika som COWI. Ofte må vi lave flybilletter hos flyselskaber, der ikke er repræsenteret i GDS'erne. COWI benytter os som rådgivere lige fra udbudsfasen, så vi har store udfordringer i dagligdagen,« siger Jette Steen Kristensen.

For at overholde rejsepolitikken siger reglerne bl.a., at alle forespørgsler og bestillinger af billetter til indenrigs- og udenrigsfly, hotel, færger og billeje skal ske gennem den interne rejsefunktion og VIA Travels medarbejdere - så vidt muligt senest syv dage før afrejsen.

På den måde opnås den bedste service og pris, og man undgår, at de ønskede afgange er udsolgt. VIA Travel har af COWI fået bemyndigelse til at bestemme flyselskab, klasse og afrejsetidspunkt indenrigs plus/minus en time, udenrigs plus/minus to timer fra det ønskede rejsetidspunkt.

Bedst med implants
Ifølge indkøbschef Dorthe Berg Henriksen vurderer hun og COWI løbende, om aftalen med VIA Travel og implants nu også er den bedste og billigste løsning.

»For mig er rejser jo en konsumvare som alle andre varer. Man skal fra punkt A til punkt B, og man skal gøre det så billigt og hurtigt som muligt. Og vi har da løbende haft kontakt til andre erhvervsrejsebureauer, herunder TQ3,« siger Dorthe Berg Henriksen.

»Alligevel fastholder vi foreløbig løsningen med implants fra VIA Travel. Det er en stor fordel, at de kender vores behov. Det er f.eks. meget specielt, at vi har så meget projektarbejde, hvor vi kan have mange flyvninger til en bestemt destination ét år, hvorefter den er helt væk. Implants er en fordel, når man har et meget komplicere rejsemønster,« mener hun.

Til gengæld kan det nogle gange være svært for flyselskaberne at forstå, at COWI kan være en stor kunde ét år og helt væk året efter. Leverandørerne er altså inde og ude hele tiden.

»Men det er min erfaring, at flyselskaberne er blevet meget bedre til at håndtere og forstå vores behov. Det gælder også SAS og Star Alliance, hvor vi har været i stand til at opnå nogle gode rabataftaler. De er blevet meget bedre til projektorienterede aftaler end tidligere, så vi allerede i tilbudsgivningen kan være billige,« siger Dorthe Berg Henriksen.

En anden succeshistorie handler om overtagelsen af det norske rådgiverfirma Inter Consult, der fra 1. januar 2005 blot hedder COWI som resten af koncernen. COWI overtog det norske firma pr. 1. januar 2003, og inden da havde nordmændene ikke nogen rejsepolitik.

Det fik de dog hurtigt. Dorthe Berg Henriksen flyttede rejsebestillingen for firmaets cirka 650 medarbejdere til Danmark og »Rejsekontoret«. Siden er det norske rejsebudget halveret!

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

Gratis breaking news på mobilen

Send BUSINESS BREAK til 1929 og modtag en SMS med en bekræftelse. Det er gratis - tilmelding koster kun almindelig takst. Du kan til hver en tid afmelde tjenesten igen.

Afmeld: sms BUSINESS BREAK STOP til 1929

Tilmeld Afmeld

Business Nyhedsbrev

Få breaking news og det bedste overblik fra Business.dk morgen og eftermiddag - eller modtag hver uge et prioriteret overblik over investorstof, privatøkonomi, ejendomme, digtal, karriere, media og vækst.

Se alle nyhedsbreve
 

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

Annonce

De første kvartalsregnskaber, primært fra USA, der tegner en fortsættelse af billedet for 2017-billedet, både når det handler om teknologiorienterede forbrugsselskaber som Netflix og traditionelle sel...

Business.dk anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og at målrette annoncer. Denne information deles med tredjepart. Læs mere

Kære læser. Velkommen til business.dk.

Vi kan se, at du har installeret en adblocker, så vi ikke kan vise dig annoncer. Det er vi kede af, fordi indtægter fra annoncer er en helt afgørende årsag til, at vi dagligt kan tilbyde dig journalistik af høj kvalitet.

Vi håber derfor, at du i din adblocker vil tillade visning af annoncer fra business.dk Det er nemt og tager kun et øjeblik: Se hvordan du gør her.

Med venlig hilsen
Berlingske Business

Tilbage til artiklen