Berlingske Business
17:42

Fordele ved at overveje printløsning

Da de første matrixprintere blev produceret til fornuftige priser i 1980''erne, var det den generelle opfattelse at denne service

ikke ville blive udviklet fremover, for den gjorde jo allerede præcis det, der var brug for. Men som så meget andet er der

foregået en helt utrolig udvikling, hvor forbrugerne i dag kan købe meget gode printere til meget fornuftige priser.

Printerne kan både udskrive billeder i god kvalitet, scanne, kopiere, faxe osv. Stopper udviklingen så her? Nej, det er

vi på IT-Universitetet i København overbevist om, at den ikke gør. Da vi stod over for at købe et nyt printsystem

til vores ca. 2000 brugere, øjnede vi chancen for at betragte print-servicen som en helhed, hvor både organisation, brugervenlighed, teknik

og drift blev analyseret.



Som forskningsinstitution er vi ikke så bange for at prøve grænser af og være

forbrugere af helt ny teknologi med de risici det medfører forudsat, at der følger fordele med.



Vi fandt frem til,

at vi ved at erstatte vore mange små printere og kopimaskiner med få og store multifunktionsmaskiner kunne opnå

store fordele, ikke bare hvad angår drift og support, men også opnå organisatoriske fordele, som vi ikke havde tænkt

på før.



Løsningen fungerer ved, at der er opsat et antal sort/ hvide multifunktionsmaskiner og et mindre

antal farvemultifunktionsmaskiner.



Når en bruger skal udskrive et dokument, vælger brugeren enten at lave et sort/

hvidt print eller et farveprint, dvs. alle brugere har de samme to printerikoner at vælge imellem. Brugeren går derefter

ud til en vilkårlig multifunktionsmaskine og isætter sit adgangskort til bygningen. Brugeren kan så på et

display vælge at printe et eller flere dokumenter.



Brugere kan samtidig, med adgangskortet, få adgang til at kopiere

og scanne dokumenter og har mulighed for at hæfte, rotere, folde m.m. Muligheder, som har været kendt på kopimaskiner

i mange år, men som nu også er mulige direkte fra Word.







Radikal forandring



Hvilke fordele forventer vi

så af denne radikalt anderledes måde at printe på? Vedligeholdelsen på klienterne er triviel, idet der kun

er to printkøer. Vi forventer at stabiliteten af de store og dyrere multifunktionsmaskiner er bedre end de mindre, men også

temmelig dyre middelklasseprintere. Vi har set eksempler på printere til kr. 40.000 blive slidt op på seks måneder.

Vi forventer at servicen på printerne bliver simplere, idet vi nu dækker hele vores printbehov med en enkelt servicekontrakt

og et enkelt servicenummer. Selvom vi har en IT-afdeling, som er i stand til at fejlsøge og udføre meget vedligehold,

er det en skjult omkostning med hensyn til tidsforbrug. Organisatorisk er vi ved at omfordele vores ressourcer så vi i fremtiden

generelt ønsker at bruge mindre tid på vedligeholdelse af hardware.



Vi forventer et mindre papirforbrug fordi der

kun bruges papir når en bruger aktivt henter sin udskrift. Vi sletter automatisk uafhentede udskrifter fra printkøen

efter 24 timer. En overraskende ulempe er at vi ser en tendens til at brugerne undlader at fejlrapportere maskiner der ikke fungerer.

Det hænger bl.a. sammen med at de blot kan gå hen til en anden maskine.



Kortsystemet gør det muligt at have

få, centrale multifunktionsmaskiner og samtidig gøre det muligt for medarbejdere at udskrive fortroligt materiale. Vi

har ikke længere det typiske problem med, at et stort antal nøglemedarbejdere har billige, men driftsmæssigt dyre

printere stående på deres kontorer. Kortsystemet gør det også muligt at håndtere gratis print til ansatte

og betalt print til studerende. De studerende kan tanke deres adgangskort op med kopi og print på automater, som kræver

minimal administration. Multifunktionsmaskinerne er så robuste og pålidelige til at scanne, at de benyttes i vores journal

til at scanne post og i vores økonomiafdeling til at scanne fakturaer. Uden multifunktionsmaskinerne skulle vi købe,

supportere og drive dedikerede scannere. Vi var fra starten indforstået med, at specielt kortteknologien var ny, og at vi derfor

måtte forvente noget besvær med forankringen af systemet. Derudover havde vi også en udfordring i at få brugerne

til at acceptere denne anderledes måde at printe på. Brugerne skal eksempelvis nu stå og vente på deres print

idet det først udskrives, når man står foran maskinen. Dette kræver at multifunktionsmaskinerne er hurtige,

og at ventetiden fra man isætter kortet til printet starter er minimal. Vores leverandører har i løbet af forankringsprocessen

gjort en indsats for at minimere ventetiden, idet vi kunne spore en vis frustration over dette.







Ny teknologi



Vi er

en uddannelsesinstitution, hvor vores studerende er åbne over for ny teknologi. Vi kan heldigvis konstatere, at de studerende

relativt problemfrit har lært at bruge det nye printsystem. En væsentlig ulempe er dog, at man kun kan udskrive, når

man har sit adgangskort, hvilket specielt blandt studerende kræver god disciplin. Vi er overbeviste om at vi har taget den rigtige

beslutning i at satse på sådan et system, men det har som alle andre IT-projekter medført organisatoriske udfordringer

at få brugerne til at acceptere og endnu vigtigere at værdsætte den nye måde at udskrive på. Vi må

overraskende konstatere, at der nu foregår en langt mindre socialisering omkring printerne. Systemet lægger jo op til,

at man kan bruge en hvilken som helst printer ,og derfor vælger man selvfølgelig en ledig printer frem for en med kø.

Vi tror næppe, at denne form for print-løsning er velegnet til alle små og mellemstore virksomheder, men vores

oplevelser viser, at det i høj grad kan betale sig at overveje mulighederne for print og ikke per automatik hænge fast

i en traditionel løsning.

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

Gratis breaking news på mobilen

Send BUSINESS BREAK til 1929 og modtag en SMS med en bekræftelse. Det er gratis - tilmelding koster kun almindelig takst. Du kan til hver en tid afmelde tjenesten igen.

Afmeld: sms BUSINESS BREAK STOP til 1929

Tilmeld Afmeld

Business Nyhedsbrev

Få breaking news og det bedste overblik fra Business.dk morgen og eftermiddag - eller modtag hver uge et prioriteret overblik over investorstof, privatøkonomi, ejendomme, digtal, karriere, media og vækst.

Se alle nyhedsbreve
 

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

<p>Henrik Olejasz Larsen, investeringsdirektør i Sampension</p>
Sponseret

Aktiemarkederne ligger historisk set forholdsvis højt. Det afspejler, at det går rigtig godt i den underliggende økonomi, forklarer investeringsdirektør.Arbejdsløsheden er rekordlav i både Japan og US...

Business Events Se alle

Business.dk anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og at målrette annoncer. Denne information deles med tredjepart. Læs mere

Kære læser. Velkommen til business.dk.

Vi kan se, at du har installeret en adblocker, så vi ikke kan vise dig annoncer. Det er vi kede af, fordi indtægter fra annoncer er en helt afgørende årsag til, at vi dagligt kan tilbyde dig journalistik af høj kvalitet.

Vi håber derfor, at du i din adblocker vil tillade visning af annoncer fra business.dk Det er nemt og tager kun et øjeblik: Se hvordan du gør her.

Med venlig hilsen
Berlingske Business

Tilbage til artiklen