Berlingske Business

Faktura-regler udløste masser af bøvl

Farum-virksomheden Simi, med 14 ansatte, handler med rigtig mange offentlige kunder, og gik derfor tidligt i gang med forberedelserne, så man kunne efterleve kravet om elektroniske fakturaer til det offentlige 1. februar næste år. Og det viste sig at være en god idee, for projektet løb ind i en række uforudsete problemer.

- Da vi hørte om elektronisk fakturering første gang, forudsatte vi naivt, at de elektroniske fakturaer, vi skulle sende, ville basere sig på de ordrer, vi modtog elektronisk via de offentlige indkøbsportaler. Så det var jo nemt nok. Vi bruger Comcares BizIsland system til at lave elektroniske kataloger. Og dette system kan nemt og billigt returnere ordrer, som en elektronisk faktura i de ønskede formater. Så elektronisk fakturering - det var da nemt nok. udtaler Solveig Solveig Bisgaard fra Simi.

Men hun blev hurtigt klogere.

- Det gik op for os, at alle fakturaer - uanset hvordan de var modtaget - skulle faktureres elektronisk fra 1. februar. Nå ja, tænkte vi - Læs-Ind centralerne var da en nem løsning, og så kunne vi jo hen ad vejen finde et system, der kunne klare det og som var til at betale. Så ville vi jo også undgå alle børnesygdommene, siger hun og fortsætter:

- Endnu engang skulle vi blive klogere! For selv om vi valgte den dyre løsning med Læs-ind centralerne, så skulle vi alligevel have lavet om i økonomisystemet.

Simi erfarede nemlig, at fakturaen skal indeholde 4 nye felter i forhold til tidligere: EAN-lokation, ordrereference, personreference og evt. konteringsnummer til brug for institutionens interne kontering.

- Så med mindre vi havde lyst til at påføre alle disse felter manuelt, så skulle vi i gang med en omfattende ændring i økonomisystemet. Og så kunne vi ligeså godt få lavet integrationen til den elektroniske faktura med det samme.

Simi fik udarbejdet en løsning hos en IT-leverandør, så økonomisystemet var forberedt på de nye regler.

Da virksomheden også benytter Comcares systemer, skulle de også involveres:

- Deres system er billigt og let at vedligeholde. Det var derfor logisk for os, at også elektronisk fakturering skulle løses den vej. Vi blev ikke skuffede - BizIsland systemet kunne naturligvis håndtere elektronisk fakturering uanset hvilket format, den offentlige kunde ønsker, siger hun og fortsætter:

- Vi leverer faktura data til BizIsland i OIOXML, men kunne også have valgt BizIslands eget format. BizIsland kan omdanne disse data om til det ønskede format. Og det er vigtigt - for vore offentlige kunder ønsker ikke bare OIOXML-formatet, nej de stiller krav om ca. 10 forskellige elektroniske formater, siger hun.

Comcare har også lavet en fordelagtig VANS aftale på vegne af BizIsland brugerne. Comcare afregner al VANS trafik med VANS udbyder og fakturerer herefter leverandørerne for dette.De kommuner, som benytter Rakat indkøbsportalen kan så sende fakturaen direkte til Simi og dermed spare VAN''s afgiften.

Solveig Bisgaard opregner de totale udgifter således:

- ca. kr. 15.000 for ændringerne i fakturalayoutet og omdannelse til en fil.

- 6.000 kr. i årlig licens til BizIsland for faktura modulet. Og 25 øre pr. faktura, idet fakturaen sendes gennem BizIsland direkte til en kommuner som bruger Rakat.

- Så elektronisk fakturering er ikke alene en ny administrativ byrde - det koster også penge. Men hvis man ser sig for - der er mange systemer på vej lige nu - så kan det løses for en fornuftig pris, konkluderer Solveig Bisgaard.

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

 

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

Annonce

De første kvartalsregnskaber, primært fra USA, der tegner en fortsættelse af billedet for 2017-billedet, både når det handler om teknologiorienterede forbrugsselskaber som Netflix og traditionelle sel...

Kære læser. Velkommen til business.dk.

Vi kan se, at du har installeret en adblocker, så vi ikke kan vise dig annoncer. Det er vi kede af, fordi indtægter fra annoncer er en helt afgørende årsag til, at vi dagligt kan tilbyde dig journalistik af høj kvalitet.

Vi håber derfor, at du i din adblocker vil tillade visning af annoncer fra business.dk Det er nemt og tager kun et øjeblik: Se hvordan du gør her.

Med venlig hilsen
Berlingske Business

Tilbage til artiklen