Berlingske Business
10:45Nordea fyrer chef for Corporate Finance

Mail forurener arbejdsmiljøet og koster liv

31BUSOpinion-122656.jpg
»Vi taler ikke så meget om indholdet af mail, og hvad det betyder for sjælefreden,« skriver dagens debattør. Foto: Iris

Vi taler nærmest kun om mængden af mail, men glemmer, hvad der skrives, og hvor belastende en mail kan være, når indholdet er uhensigtsmæssigt formuleret.

Jeg får mange mail – nogle er mere velskrevne end andre. Af og til udløser en mail et akut behov for at repetere ti-talssystemet kombineret med dybe yogiske vejrtrækninger.

For ikke at give mailen lov til at snige sig med hjem kan jeg anbefale at analysere den sprogligt og kompositorisk – det tager tænderne ud af den, og afsenderen forvandles fra »pestilens« til »kommunikations­mæssigt udfordret«.

Andre mail er ikke personligt rettede og tjener ikke noget formål, men præger oplevelsen af arbejdsdagen. Det er typisk mavesure mail af opdragende karakter, hvor det forbliver en gåde, hvad hensigten med mailen har været: Der kan umuligt være tænkt over, hvilken respons man som afsender ønsker.

Personligt tror jeg, at indholdet af mail i mindst lige så høj grad er med til at udløse mistrivsel og sygemeldinger som mængden og timingen af mail. Faktisk er det utroligt, hvad vi byder medarbejdere at lægge mailboks til.

skrivebord
For abonnenter LÆS MERE : Dit personlige skrivebord takker af

En ansvarlig ledelse tager hånd om mail-tonen.

Der er ingen mennesker, der står op om morgenen og beslutter: »I dag vil jeg sprede rigtigt dårlig karma med et par veltilrette­lagte mail.« De sygdomsfremkaldende og energidræbende mail opstår pga. uvidenhed om, hvordan en mail modtages og uvidenhed om, hvordan den gode mail skrives.

Det er stort set umuligt at bede mennesker om at holde op med noget. Vejen frem er at fortælle, hvad man kan gøre i stedet. Vi kan altså ikke bede mennesker om at holde op med at skrive mail med dårlig karma. Vi kan lære mennesker, hvordan den gode mail er strikket sammen.

Det kræver bare, at vi prioriterer at gøre det. Det er gratis. Det er let fatteligt. Og det gør en kæmpe forskel.

Stress, depression, psykisk ar

Det er heldigvis ikke raketvidenskab at skrive en god mail. Den gode nyhed er, at det er let at lære at skrive en mail, der fungerer hensigtsmæssigt. Der er i al enkelthed tre trin mellem »Hej« eller »Kære« og »Med venlig hilsen«:

Trin 1: Sig tak for et eller andet. »Tak for en god dialog i telefonen«, »tak for din mail«, »tak for gode indspark på mødet i torsdags«, »tak for din omhyggelige gennemgang af forløbet«.

Det viser, at du anerkender modtageren af mailen. En god start på kommunikationen.

Trin 2: Kom frem med dit ærinde. »Jeg tænker, det vil være godt, hvis vi stikker hovederne sammen igen, så vi ...«

Hold det på tre-fem linjer. Ikke mere. Husk, at modtageren har alt for mange mail, der skal læses. Lange tekster springes over eller gemmes til senere. Lange mail tager både din egen og modtagerens tid. Tid er en knap ressource.

Trin 3: Giv modtageren mulighed for at mene noget andet. »Hvad tænker du – kan det fungere i din ende?«, »er det en farbar vej, eller har jeg overset noget?«

Rigtigt mange har vanskeligt ved at tilkendegive uenighed. De føler sig direkte ubehageligt berørt, hvis de bliver nødt til at sige fra. Derfor skal vi gøre det let at komme med et andet forslag. Strengt taget kan det også være, at modtageren af mailen har en bedre løsning – og den vil vi gerne have på bordet.

Hvis du skal skrive en helt kort besked, behøver du ikke at pakke den ind i tre-trins-raketten: Du kan godt nøjes med »det er en aftale«, hvis du tilføjer en smiley. Med smileyen fortæller du modtageren, at stemningen er god – en oplysning, vi plejer at aflæse på menneskers ansigtsudtryk eller stemme i telefonen.

mads

Et område, du skal være særligt opmærksom på, er irritations­fremmende ord, store bogstaver og udråbstegn.

Nedenstående eksempler er ikke udtømmende, men det er et godt sted at starte: Brug ikke »dog«, »jo«, »jeg synes«, udråbstegn eller store bogstaver.

I ordet »jo« ligger implicit, at det er en indforstået sandhed. Hvis modtageren ikke er enig, opleves det som et mindre overgreb indirekte at være taget til indtægt for at have samme holdning.

»Hitler gjorde jo meget godt« signalerer noget, vi alle er enige om. »Hitler gjorde meget godt« er et udsagn, der står for egen regning og i hvert fald er til diskussion.

I ordet »dog« ligger implicit, at vi er nødtvungent enige eller undtagelsesvis accepterer. Det skaber en kløft. »Vi spiser ikke kød her på højskolen, dog kan enkelte elever tilbydes kød efter aftale med diætisten«. Prøv i stedet at bruge »men«. Det fungerer mere neutralt, og budskabet efter et »men« står tilbage i bevidstheden. Derfor skal indholdet efter et »men« helst være af positiv karakter. »Vi spiser ikke kød her på højskolen, men enkelte elever tilbydes kød efter aftale med diætisten«.

»Jeg synes« er stærkt ladet og svært at afvige fra. Og det kan være praktisk at kunne bøje af, hvis man blive klogere undervejs. »Jeg tænker« er mere et udtryk for, hvor afsenderen er nået til i en tankerække. En tankerække, der ikke nødvendigvis er afsluttet. Afsenderen signalerer, at der stadig er plads til at lytte.

Udråbstegn og store bogstaver er stærke virkemidler, der er velegnede til at fyre op under modtageren af mailen.

Hvis det ikke er hensigten at være super­irriterende, kan du enten helt fravælge at bruge dem som »kommunikations­fremmende virkemiddel«, alternativt kun anvende dem i tilfælde af glædelige nyheder. »STORT TIL LYKKE!« er f.eks. helt o.k. »STRAKS!« er en mailforbrydelse. »Vi vandt!« er en fin overskrift. »Brug skraldespanden!« er en kommando.

KarstenChristensen

Det er imidlertid ikke kun adgangen til smarttelefonen, der er problemet.

Vi taler meget om mail, der læses og skrives døgnet rundt, om mængden af mail og hvad det betyder for det enkelte menneskes evne til at finde ro.

Vi taler ikke så meget om indholdet af mail, og hvad det betyder for sjælefreden.

Lange mail koster liv.

Uvenlige mail koster liv.

Klodsede mail forhindrer, at virksomheden flytter sig.

Det er et område, jeg hermed vil opfordre ansvarlige ledere til at tage fat på: En overset kilde til mistrivsel og samtidig et område, det er let at gøre noget ved.

Deltag i Business-debatten: Send indlæg til business-opinion@berlingske.dk

Få det bedste debat fra Business.dk hver fredag.

Se alle nyhedsbreve

0 Kommentarer

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

Gratis breaking news på mobilen

Send BUSINESS BREAK til 1929 og modtag en SMS med en bekræftelse. Det er gratis - tilmelding koster kun almindelig takst. Du kan til hver en tid afmelde tjenesten igen.

Afmeld: sms BUSINESS BREAK STOP til 1929

Tilmeld Afmeld

Business Nyhedsbrev

Få breaking news og det bedste overblik fra Business.dk morgen og eftermiddag - eller modtag hver uge et prioriteret overblik over investorstof, privatøkonomi, ejendomme, digtal, karriere, media og vækst.

Se alle nyhedsbreve
 

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

Sponseret

Sampension har markedets laveste omkostninger. Det kommer kunderne til gavn.Hvor meget betaler du i årlige omkostninger på din pensionsopsparing?De færreste har næppe den præcise procentsats lige på l...

Business Events Se alle

Business.dk anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og at målrette annoncer. Denne information deles med tredjepart. Læs mere

Kære læser. Velkommen til business.dk.

Vi kan se, at du har installeret en adblocker, så vi ikke kan vise dig annoncer. Det er vi kede af, fordi indtægter fra annoncer er en helt afgørende årsag til, at vi dagligt kan tilbyde dig journalistik af høj kvalitet.

Vi håber derfor, at du i din adblocker vil tillade visning af annoncer fra business.dk Det er nemt og tager kun et øjeblik: Se hvordan du gør her.

Med venlig hilsen
Berlingske Business

Tilbage til artiklen