Berlingske Business
BusinessDirect

Business Direct er en presseservice, der kan producere, distribuere samt eksponere din virksomheds pressemeddelelser. Har du spørgsmål om Business Direct kan du kontakte Christen Illemann på tlf. 2328 2207 eller cic@berlingskemedia.dk.

SharePoint bliver overhalet af IntraNote hos HEF

Node Image Upload SharePoint-bliver-overhalet-af-IntraNote-hos-HEF.jpg

Himmerlands Elforsyning, HEF, har skiftet et SharePoint system ud med et intranet og dokumenthåndteringssystem fra leverandøren IntraNote. HEF ser nu frem til at flytte fokus fra teknikken til ...

Himmerlands Elforsyning, HEF, har skiftet et SharePoint system ud med et intranet og dokumenthåndteringssystem fra leverandøren IntraNote. HEF ser nu frem til at flytte fokus fra teknikken til det, det i virkeligheden handler om; intern kommunikation og dokumenthåndtering.

HEF har tidligere anvendt Microsoft SharePoint som platform til både intranet og dokumenthåndteringssystem, men det var ikke helt uden problemer. Derfor er SharePoint blevet sendt til tælling, og i stedet vælger HEF en standardløsning til intranet og dokumenthåndtering fra IntraNote.

Mindre teknik – mere kommunikation og håndtering af dokumenter

Hos HEF var der en del frustration hos brugerne over, at det meget hurtigt kom til at handle om teknik, når der blev talt om intranet eller dokumenthåndtering.

Dette var bare én af grundene til, at HEF begyndte at se sig om efter en anden leverandør.

”Vores brugere blev meget frustreret over, at hver gang der skulle ske et eller andet, så var det teknik. Det vil sige, at systemet var ikke intuitiv, og det tog fokus væk fra det, det egentlig handlede om, og blevet meget hurtigt til, om det nu også kunne lade sig gøre,” siger Ivan Rafn, it-chef hos HEF.

Med skiftet til IntraNote som leverandør ser HEF nu frem til, at det fremover kan komme til at handle om intern kommunikation og håndtering af dokumenterne, mens de kan overlade teknikken til IntraNote.

Intuitive og brugervenlige løsninger, som alle brugere kan anvende

Ivan Rafn kendte i forvejen til IntraNote fra en tidligere virksomhed, og da de i HEF kom frem til, at det var tid til et sceneskift, kontaktede han IntraNote, og siden er det gået slag i slag.

”Med mit kendskab til jeres standardløsninger vidste jeg, at et skift ville betyde, at vi kunne flytte fokus fra teknik over til at få løst de opgaver, som vi havde i forbindelse med vores interne kommunikation og håndtering af dokumenter. Og vi ville kunne få løst opgaverne meget mere intuitivt,” fortæller Ivan Rafn, og korrigerer herefter sig selv:

”Eller som en medarbejder sagde: Vi vil bare gerne have et system, som hjælper os, i stedet for at have et system, som modarbejder os.”

Og for Ivan Rafn var der slet ingen tvivl om, at SharePoint modarbejdede HEF:

”Det var simpelthen alt for meget teknik og alt for lidt af det, som det handler om. Det er alt andet en nemt for en ikke-teknisk administrator at håndtere et SharePoint system. Det kræver simpelthen noget teknikindsigt.”

Med skiftet til IntraNote kan HEF nu trygt overlade teknikken til leverandøren og i stedet koncen-trere sig om videndeling, intern kommunikation og elektronisk arkivering af dokumenter og e-mails i deres nye systemer.

Én leverandør til alt

Med løsningen IntraNote Portal Server til intranet og DocuNote til dokumenthåndtering skal HEF i fremtiden kun samarbejde med én leverandør – noget som de ser meget frem til.

”Vores tidligere SharePoint løsning var strikket sammen af forskellige moduler fra forskellige leverandører, som igen kunne være fra forskellige lande. Det stillede store krav til alle parter, da disse moduler jo skal kunne spille sammen, og det var ikke altid lige nemt at få det til at gå op i en højere enhed,” fortæller Ivan Rafn, og han fortsætter:

”Med IntraNote får vi én leveran-dør og dermed også kun én at henvende os til, når noget ikke fungerer i systemerne.”

Standardløsning vs. udviklingsløsning

Med SharePoint som en intranet- og dokumenthåndteringsløsning, er det nødvendigt at have udviklere i huset, som kan udvikle og opbygge løsningerne helt fra bunden.

Det giver organisationer frihed til at udvikle lige præcis den løsning, de gerne vil have, men det betyder samtidig, at det hurtig kommer til at handle om teknik – og det var netop dét, der skete for HEF.

Med en standardløsning til henholdsvis intranet og dokumenthåndtering får HEF to færdigudviklede løsninger, som er klar til brug, og som kan implementeres med et minimalt ressourceforbrug.

Videreudviklingen af løsningerne skal HEF ikke koncentrere sig om. Det sørger IntraNote for, som gennem ERFA-møder med eksisterende kunder holder sig opdateret med, hvad kunderne efterspørger, og udvikler og opdaterer løsningerne herefter.

Således holdes udviklingsomkostningerne for kunderne også på et minimum.

En standardløsning kan godt være fleksibel

En standardløsning er ikke lig med et ufleksibelt system, som ikke kan udvikles og tilpasses den enkelte organisation. Det betyder blot, at alt forarbejdet – så vidt det er muligt – er gjort på forhånd.

Både intranet- og dokumenthåndteringsløsningen er modulopbygget, hvilket betyder, at de begge hurtig, nemt og relativt billigt kan tilpasses og ændres efter behov.

Blandt andet har HEF tilkøbt modulerne Office, Workflow, Publicering, Poll, Mobile Web Acces og IntelliForms – alle moduler der med få tilpasninger fra IntraNotes side kan overtage manuelle arbejdsgange hos HEF.

For eksempel skal modulet Publicering sikre, at dokumenter fra DocuNote automatisk publiceres til intranettet. På den måde undgår HEF, at dokumenter skal vedligeholdes flere steder. Det kunne for eksempel være personalehåndbogen, som er arkiveret og vedligeholdes i DocuNote, men ligger tilgængelig for alle medarbejdere på intranettet.

IntelliForms er et formularmodul, som giver HEF mulighed for at oprette elektroniske formularer i deres intranet, mens Mobile Web Acces giver medarbejderne adgang til intranettet via deres smartphones.

Om IntraNote

IntraNote er specialister i intranet, ekstranet og dokumenthåndtering (ESDH). Vi har leveret løsninger til over 400 offentlige og private organisationer med fokus på optimering af viden, ressourcer og digitale arbejdsgange. Vores løsninger har i dag omkring 250.000 daglige brugere i mere end 40 forskellige lande.

Får din virksomhed nok opmærksomhed?

Mangler dit produkt opmærksomhed fra den købedygtige kunde eller beslutningstager?

Læs mere om Business Direct

Kære læser

Berlingske har skiftet det system, vi bruger til at håndtere kommentarer til de enkelte artikler. Det betyder, at tidligere kommentarer nu er slettet. For fremtiden kan artikler kun kommenteres og debateres med et log ind til Facebook.

Med venlig hilsen

Redaktionen

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

Annonce

De første kvartalsregnskaber, primært fra USA, der tegner en fortsættelse af billedet for 2017-billedet, både når det handler om teknologiorienterede forbrugsselskaber som Netflix og traditionelle sel...

Kære læser. Velkommen til business.dk.

Vi kan se, at du har installeret en adblocker, så vi ikke kan vise dig annoncer. Det er vi kede af, fordi indtægter fra annoncer er en helt afgørende årsag til, at vi dagligt kan tilbyde dig journalistik af høj kvalitet.

Vi håber derfor, at du i din adblocker vil tillade visning af annoncer fra business.dk Det er nemt og tager kun et øjeblik: Se hvordan du gør her.

Med venlig hilsen
Berlingske Business

Tilbage til artiklen