Berlingske Business
16:58Volkswagen-aktien falder efter regnskab

Styrk din forretning og drop Excel-arket

Topbillede
Foto: Scanpix

Der ligger et stort forretnings-potentiale i at benytte Business Intelligence, men alt for få er kommet i gang.

Denne artikel er en del af annoncetillæget 'Digitalisering af erhvervslivet'. Se alle artikler her

Af IT-Branchen

Kæmpe Excel-ark fyldt med historiske salgstal, krydret med diverse webstatistikker og en god portion mavefornemmelse, er det, mange ledelser typisk forholder sig til, når de skal træffe strategiske beslutninger.

For selvom langt de fleste virksomheder i dag har enorme mængder data fra deres ERP, CRM og PIM-systemer og sagtens kan trække lagerstatus, produktionsdata og besøgsstatistikker ud, er der ikke mange virksomheder, der i dag benytter sig fuldt ud af muligheden for at strukturere og analysere disse data effektivt.

Seneste tal fra analysevirksomheden IDC viser, at blot 44% af danske mellemstore og store virksomheder i dag bruger Big Data & Analytics.

»Mange af de data, virksomhederne sidder inde med, hentes fra systemer, der skal understøtte en operationel proces og er ikke uden videre analyserbare på tværs. Derfor ender rigtigt mange virksomheder med at lave deres egne Excel-ark, som de bruger mange ressourcer på at vedligeholde, og hvor der er stor risiko for fejl,« udtaler Poul Viller, adm. direktør i InfoSuite.

Fra tro og følelser til viden
Udfordringen ved operationelle data og de mange Excel-ark er, at det typisk er én enkelt medarbejder, der samler data månedsvist bagud, og dermed er rapporteringen fra starten forældet.
Der er altså ofte tale om isolerede og gamle data - inklusiv en god portion ”forretningsfornemmelse”, som ledelsen skal agere på, når de træffer beslutninger.

»Skal man gå fra blot at agere og til rent faktisk at kunne reagere på baggrund af data, bliver man nødt til også at se på forretningen her og nu. Det er f.eks. ikke nok blot at kigge på sidste års besøgstal i en forlystelsespark, når man skal planlægge sine ressourcer. Her bliver man også nødt til at kigge på den aktuelle vejrsituation og udviklingen i besøgstallene fra dag til dag,« siger Poul Viller.

Det er her, Business Intelligence (BI) kommer ind i billedet. Med BI samler man lidt forenklet sagt alle sine interne operationelle data og relevante eksterne informationer i en række dashboards, der struktureres efter virksomhedens KPI’er, og som opdateres hver dag med de nyeste tal.

På den måde kan f.eks. nemt gå ind og se omsætningen, dækningsgraden og fejlrater fordelt på tid og opdelt efter de enkelte produkter, varegrupper, medarbejdere eller kunder. Dermed bliver BI ikke blot et rapporterings- eller analysesystem, men et effektivt målstyringssystem helt ned på individniveau. F.eks. får detailkæder, der benytter sig af BI, ikke bare et samlet overblik over virksomhedens daglige salg. De kan også give den enkelte butik indsigt i, hvordan den performer i forhold til de andre butikker, hvor meget den fik ud af sine udsendte kataloger, og hvor dygtig den er til at købe ind.

På den måde kan butikkerne dagligt forbedre deres mersalg og opsalg samtidig med, at virksomheden samlet set kan forbedre sine annoncekampagner og stå stærkere i leverandørforhandlingerne.

Start med at besvare Why?
Overvejer man selv at gå i gang med at bruge virksomhedens mange data til mere end blot avancerede Excel-ark, er det vigtigt, at man først gør sig klart, hvad man gerne vil måle.

»Man skal være bevidst om, hvad man vil bruge data til, hvilken viden man vil indsamle, og hvilken forandring man gerne vil starte i de enkelte teams og hos medarbejderne,« siger Poul Viller.

Hans erfaring er, at de fleste virksomheder typisk starter med at strukturere deres ERP-data, så de får et overblik over salg, logistik, økonomi og indkøb i virksomheden. De tal kan så bruges til at finde årsagsforklaringer på f.eks. en nedgang i dækningsgrad eller bedre salg, samt at planlægge ressourcer, salgsindsats og priser. Det bliver også muligt at få et helt klart billede af, hvilke produkter og kunder man reelt tjener penge på, hvilket ifølge Poul Viller ofte gemmer på nogle overraskelser for mange virksomheder.Næste skridt, og der hvor virksomhederne virkelig kan bruge BI, er dog der, hvor man bruger de indsamlede data som reel målstyring for alle i virksomheden.

»Det kræver, at man omdanner virksomhedens strategi til måltal for den enkelte medarbejder, så det bliver tydeligt, hvad forventningerne er til den ansatte, og hvad denne skal gøre anderledes. KPI’erne skal derfor gå på indsatsen hos den enkelte medarbejder og ikke blot på de fælles salgsmål,« fortæller Poul Viller.

Sådan kommer du i gang
Business Intelligence løsninger er heldigvis ikke kun for store virksomheder med dybe lommer og enorme mængder data. Også SMV’er kan få glæde af BI, hvis de starter rigtigt.
Poul Villers erfaring er, at man bedst kommer i gang ved at følge tre naturlige udviklingstrin.

1) Basal KPI-rapportering. Start med at definere, hvilke KPI’er man vil måle på (f.eks. salg, kvalitet eller dækningsgrad) og sørg for, at disse data opdateres ofte og automatisk. Der findes BI-systemer, der har den slags rapportering predefineret som templates i deres systemer, og derfor er det nemt at komme i gang.

2) Dataanalyse. Dine systemer skal opbygges til at kunne finde mønstre og årsagsforklaringer, så de f.eks. kan finde årsagen til forandringer i omsætning, indkøbspriser og fejlrater.

3) BI som forandringsværktøj. Udarbejd KPI’er og måltal for den enkelte medarbejder, så det bliver tydeligt, i hvilken retning man vil drive sin forretning, og hvordan den enkelte medarbejder hele tiden kan bidrage til den rejse.

Denne artikel er en del af annoncetillæget 'Digitalisering af erhvervslivet'. Se alle artikler her

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

Gratis breaking news på mobilen

Send BUSINESS BREAK til 1929 og modtag en SMS med en bekræftelse. Det er gratis - tilmelding koster kun almindelig takst. Du kan til hver en tid afmelde tjenesten igen.

Afmeld: sms BUSINESS BREAK STOP til 1929

Tilmeld Afmeld

Business Nyhedsbrev

Få breaking news og det bedste overblik fra Business.dk morgen og eftermiddag - eller modtag hver uge et prioriteret overblik over investorstof, privatøkonomi, ejendomme, digtal, karriere, media og vækst.

Se alle nyhedsbreve
 

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

Sponseret

Sampensions kunder kan glæde sig over et godt afkast for 2017.”En typisk kunde i vores markedsrenteprodukt opnår et afkast i år på omkring 8 pct., og det er meget højere, end hvad man kunne forvente v...

Business Events Se alle

Business.dk anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og at målrette annoncer. Denne information deles med tredjepart. Læs mere

Kære læser. Velkommen til business.dk.

Vi kan se, at du har installeret en adblocker, så vi ikke kan vise dig annoncer. Det er vi kede af, fordi indtægter fra annoncer er en helt afgørende årsag til, at vi dagligt kan tilbyde dig journalistik af høj kvalitet.

Vi håber derfor, at du i din adblocker vil tillade visning af annoncer fra business.dk Det er nemt og tager kun et øjeblik: Se hvordan du gør her.

Med venlig hilsen
Berlingske Business

Tilbage til artiklen