Dansk Miljø- og Energistyring effektiviserer organisationen ved at skifte Windows Stifinder ud med et effektivt og brugervenligt dokumenthåndteringssystem med mulighed for e-mailarkivering, skabelonstyring, versionering og søgning.
Da Windows Stifinder ikke længere kunne leve op til Dansk Miljø- og Energistyrings krav til arkivering, satte de søgningen ind efter en mere tidssvarende og effektiv løsning. Valget faldt på DocuNote, da løsningen kan efterkomme virksomhedens ønske om integration til deres ERP system.
En integreret løsning
Med integrationssystemet DataManager får Dansk Miljø- og Energistyring én samlet og integreret løsning til al deres dokumentation. DataManager importerer, eksporterer og integrerer data mellem Dansk Miljø- og Energistyrings forskellige it-løsninger og samler det hele i DocuNote.
Integrationsløsningen skal importere debitorer og kreditorer fra Dansk Miljø- og Energistyrings ERP-system, C5, og oprette disse data i DocuNotes adressekartotek. Synkroniseringen foregår helt automatisk én gang i døgnet, og det er både effektivt og tidsbesparende.
Dokumenthåndtering skal kunne tilpasses
Dokumenthåndteringssystemet DocuNote er et standardsystem, som består af en basispakke samt en tillægspakke, hvor kunderne selv kan vælge til og fra i overensstemmelse med deres behov.
Dansk Miljø- og Energistyring har udover basispakken udbygget deres dokumenthåndtering ved tilkøb af forskellige tillægsmoduler. Blandt andet har de købt Outlook integration, som gør, at de ansatte nu kan arkivere e-mails. Det betyder, at en e-mail, som før kun lå gemt i en ansats indbakke, nu kan arkiveres i DocuNote, hvor alle ansatte har adgang.
Derudover har Dansk Miljø- og Energistyring også købt tillægsmodulet MSG Ifilter søgning til genfinding af arkiverede e-mails. MSG er filtypenavnet for Microsoft Exchange-dokumenter, og med MSG Ifilter kan Dansk Miljø- og Energistyring foretage søgninger i DocuNote i formatet MSG. Det betyder, at e-mails kan fremsøges ved hjælp af fritekstsøgning.
Til sidst har Dansk Miljø- og Energistyring også valgt Offline modulet, som betyder, at de ansatte kan tage dokumenter med sig – både til læsning og redigering – også selvom DocuNote ikke er koblet på virksomhedens netværk. Når der er online adgang igen, vil eventuelle ændringer kunne synkroniseres i DocuNote.
Om Dansk Miljø- og Energistyring
Dansk Miljø- & Energistyring A/S beskæftiger mere end 25 medarbejdere og udfører el-projekter inden for fjernvarme, renseanlæg, vandværk og industri. Standardløsningen til dokumenthåndtering, DocuNote, skal fremover sikre enkel og effektiv arkivering hos Dansk Miljø- & Energistyring.