Boligforeningen 3B har et intranet, der sikrer den daglige information til boligforeningens medarbejdere. Intranettet er løbende blevet optimeret med ny funktionalitet og nyt design – opgaver som Boligforeningen 3B’s kommunikationsafdeling selv løfter med hjælp fra ”Danmarks bedste helpdesk”.
"IntraNote har Danmarks bedste helpdesk. De mennesker, der sidder der, når man ringer ind, må være verdens mest tålmodige mennesker, og jeg synes, at jeg får et svar, jeg kan bruge, hver gang," fortæller kommunikationsmedarbejder Mette Zeb Egemose Nielsen, Boligforeningen 3B.
Standard giver det rette fokus
At valget faldt på IntraNote Portal Server som intranetsystem, skyldtes helt afgørende at det var et standardprodukt. Det betød nemlig, at Boligforeningen 3B ikke selv skulle vedligeholde og udvikle rent it-mæssigt, men at disse opgaver lå, og fremadrettet ligger, hos IntraNote a/s. Det betød også, at de fik en løsning, som kunne tages i brug med det samme, og at fokus kunne være på information og kommunikation som det primære - og ikke teknikken.
”Vi har nu arbejdet med intranettet i knap fire år, og systemet har fuldt ud levet op til vores krav og ønsker. Selvom det er et færdigt produkt, kan vi selv sætte design på, og systemet er så let, at man ikke behøver være supernørdet. Det er relativt nemt at gå til både som administrator og især som bruger”, siger kommunikationsmedarbejder, Mette Zeb Egemose Nielsen, Boligforeningen 3B.
Danmarks bedste helpdesk
Boligforeningen 3B gør i dag aktivt brug af både intranettets mange funktionaliteter og IntraNotes tilbud om ERFA-møder. På ERFA-møderne mødes kunderne tre-fire gange årligt, ser hinandens løsninger og diskuterer forskellige temaer med IntraNotes som tovholder. Det giver blod på tanden i forhold til at videreudvikle løsningerne, og det giver mulighed for at sende inputs tilbage til IntraNotes udviklingsafdeling. I det daglige arbejder 3B på egen hånd med deres løsning – med sparring til IntraNotes helpdesk:
”IntraNote har Danmarks bedste helpdesk. De mennesker, der sidder der, når man ringer ind, må være verdens mest tålmodige mennesker, og jeg synes, at jeg får et svar, jeg kan bruge, hver gang” siger Mette Zeb Egemose Nielsen.
Ny funktionalitet holder intranettet til ilden
Senest har 3B valgt at relancere deres løsning. Relanceringen har, foruden at give intranettet et visuelt løft, tilført ny funktionalitet og sat fokus på bedre navigation og brugervenlighed.
”Efter vi havde lanceret vores første intranet i 2010, havde vi fået lært systemet rigtig godt at kende, og vi fik hurtigt lyst til at udnytte det endnu bedre. I tiden efter at løsningen var gået i luften, gjorde vi os nogle gode erfaringer, og vi fik nye inputs til, hvad medarbejderne havde brug for. Det ville vi gerne bruge fremadrettet”, fortæller Mette Zeb Egemose Nielsen.
Brugertests viser vejen
Indholdsmæssigt har relanceringen medført, at menupunkterne er blevet færre, at læsbarheden er blevet bedre og at navngivningen er blevet mere logisk. Det er bl.a. blevet sikret ved hjælp af brugertests. Brugertests blev udført på en gruppe udvalgte og repræsentative medarbejdere, som blev introduceret for udkast til det nye intranet og bedt evaluere på eksempelvis navngivningen og navigationen. Og netop brugerinvolveringen har været helt central:
”Vi har set rigtig meget på, hvordan vi i højere grad kan involvere brugerne. Det har vi bl.a. gjort ved at lytte til deres input, og lade flere blive redaktører. Vi har forsat fokus på at skabe rammerne for mere medskabelse og inddragelse af brugerne”, siger Mette Zeb Egemose Nielsen.
Om Boligforeningen 3B
Boligforeningen 3B er en almen boligorganisation med 12.500 boliger i Storkøbenhavn. I administrationen i København arbejder 80 medarbejdere, mens knap 180 medarbejdere er spredt rundt i de 70 boligafdelinger.
I Boligforeningen 3B har intranettet siden 2010 sikret medarbejdere en fælles daglig kilde til information og viden. Boligforeningen har også et ekstranet fra IntraNote, som sikrer at organisationsbestyrelsen og boligforeningens mange afdelingsbestyrelser kan holde sig ajour med dagsordener, mødereferater og anden information.