Med dokumenthåndteringsløsningen DocuNote vil advokatfirmaet Samuelsson Neugebauer & Partnere tilføre smidig arkivering og hurtigt genfinding. Formålet er at skabe hurtigt overblik over store dokumentmængder, genbrug af viden og daglig effektivitet.

Farvel til flaskehalse

I advokatbranchen er håndteringen af store og mange dokumenter en velkendt udfordring. Med DocuNote vil advokatfirmaet Samuelsson Neugebauer og Partnere indføre en smidig arkiveringsprocedure, så alle har mulighed for at arkivere og dele informationer, når de modtages.

Derudover får alle også mulighed for at søge og genfinde dokumenter og viden. Det kan eksempelvis være tidligere afgørelser eller dokumenter i aktuelle sager, hvor opgaver som indscanning, arkivering og genfinding i dag kan være flaskehalse i det daglige arbejde.

”Den væsentlige pointe for mig er, at vores dokumenter hver dag, hele tiden, lægges på plads med det samme af den medarbejder, som nu engang var modtageren. Og at de kan findes, overskues og systematiseres igen,” siger Morten Samuelsson, Partner i Samuelsson Neugebauer & Partnere.Blandt andet er DocuNotes funktion til e-mailarkivering én, som advokatfirmaet hilser velkommen:

”Hvis jeg modtager en e-mail med 17 nye bilag i en retssag, så kan jeg gemme alt indholdet med det samme i DocuNote. Og de medarbejdere, som også arbejder på sagen, får med det samme, via notifikationsopsætningen, besked om, at nu er der noget nyt,” siger Morten Samuelsson og påpeger, at det samme gør sig gældende, hvis hans sekretær modtager en kuvert med 10 nye bilag til en retssag.

Her vil hun fremover kunne scanne, navngive og arkivere dem med det samme, så de umiddelbart efter ligger klar til brug, hvis telefonen ringer, og nogen vil tale om den pågældende sag. 

Viden til genbrug

Hos Samuelsson Neugebauer & Partnere forventer de også, at kunne gøre langt bedre brug af eksisterende viden, i stedet for at skulle genopfinde den dybe tallerken.

Et eksempel er, én jurist har udarbejdet et responsum baseret på timers arbejde med at systematisere juridiske informationer, vægte dem, nedskrive og argumentere, og så kommer der en ny sag ind med samme emne. Her vil det fremover blive muligt for kollegerne at fremsøge det gamle responsum, og på den måde bygge videre på eksisterende viden.

På samme måde gælder det, at hvis en jurist har ført en lille retssag af den type, der ikke offentliggøres i Ugeskrift for Retsvæsen, så ligger sagens dokumenter og dommen et sted i DocuNote og kan genfindes af enhver.

DocuNote - brugervenligt, intuitivt og tilgængeligt

Fordelen ved DocuNote er netop, at systemet er brugervenligt og intuitivt. Rent designmæssigt lægger det sig op af Outlook, og funktionaliteten er gennemtænkt, så medarbejdere på alle niveauer kan gå til det. Fx er drag-and-drop en gennemgående funktionalitet, der betyder, at du kan trække dokumenter fra din pc og over i systemet. Outlook arkiveringen betyder, at alle med et højreklik på deres mail kan gemme den pågældende mail, inklusiv vedhæftninger, direkte.

”Det, at den medarbejder, som udarbejder eller modtager et givent dokument, ikke selv kan arkivere dette, men skal sende det videre, giver jo ikke mening. Det er en unødvendig og ekstra arbejdsgang, som vi nu kan se bort fra,” siger Morten Samuelsson.

Samtidig fremhæver Morten Samuelsson, at den digitale opbevaring betyder, at alle medarbejdere har adgang til dokumenterne, hvor de end befinder sig – på hjemmearbejdsplads, under rejser eller ved møder hos andre advokater, blot de har internetforbindelse.

Unikke søgemuligheder

I DocuNote drukner dokumenterne ikke i et stort system. Alt bliver kategoriseret og tilknyttet metadata – jo flere, jo bedre – og på den måde er alle informationer og dokumenter søgbare. DocuNote rummer endvidere et væld af tilpasningsmuligheder, inklusive visninger over aktuelle sager og notifikationer, når der sker nyt på aktuelle områder.

Morten Samuelsson forklarer:

”DocuNote betyder, at vi har alle vores dokumenter – i verserende og arkiverede sager – lagret sådan, at vi – udover søgning i nøgleord i dokumentets metatekst – kan søge frit på ethvert ord i alle dokumenter. Vi kan fx inden for en bestemt sag på et øjeblik finde alle afgørende nøgleord om et bestemt emne. Ved arbejde med fysiske dokumenter kan sådan en opgave tage dagevis, hvis det er en stor sag.”

Søgemulighederne i DocuNote betyder således i praksis, at en søgning på, hvor ”selskab xx” nævnes i samtlige dokumenterne i en sag, fremadrettet kan foretages ved en enkelt søgning.

Om Samuelsson Neugebauer & Partnere

Samuelsson Neugebauer & Partnere er et advokatfirma, som er højt specialiseret inden for forsikrings- og erstatningsret samt sø- og transportret. Firmaets jurister besidder et indgående kendskab til og erfaring inden for firmaets specialer, samt stor erfaring med konfliktløsning, dels inden for specialområderne og dels indenfor proces, voldgift, samt forligs- og mediationsprocesser. Som det vigtigste arbejder Samuelsson Neugebauer & Partnere dog med en holdning: En sag skal løses på den måde, der tjener klientens interesser og ønsker bedst.