22. april 2010, 06:00

- Desværre, han sidder i møde. Skal jeg lægge en besked?

Mange kender sikkert beskeden, og for firmaet er en stor ordre måske gået tabt. Men endnu værre er det, at direktøren og firmaets ansatte måske er i gang med endnu et ørkenlangt møde uden resultat, mens pengene bare fosser ud af firmakassen.

ErhvervsBladet har foretaget en undersøgelse blandt 191 små og mellemstore virksomheder, der viser, at en stor del af ejerlederne i gennemsnit bruger mellem 10 og 20 timer om ugen på møder. Alligevel har 82 procent af de adspurgte firmaer overhovedet ingen plan eller koncept for afvikling af møder.

Læs om hvordan du effektivt leger dig gennem møderne

Stram op

Undersøgelsen overrasker ikke mødeforsker Ib Ravn fra Danmarks Pædagogiske Universitet. Han mener, at der er et kæmpepotentiale for virksomhederne i at stramme mødekulturen op, og tidligere undersøgelser i Danmark og USA viser faktisk, at ordentlig mødeledelse kan forkorte et møde med op til en tredjedel af tiden:

- Vi har i Danmark en meget slap mødekultur, og snakkekulturen er meget udbredt. Desværre er der forretningsmæssigt ikke stor fokus på området, selv om der ligger et kæmpepotentiale ved at stramme op, siger Ib Ravn.

En anden ekspert på området, Bo Krüger, der driver konsulentfirmaet Moving Minds og har skrevet den anerkendte bog »Mødeledelse«, opfordrer firmaerne til at droppe en stor del af de møder, som han kalder »pælesidning for kaffenarkomaner.«

Klar dem på 17 minutter

Han advarer mod at holde møder, der varer præcis en time eller to timer, når tingene kunne ordnes på eksempelvis 17 minutter:

- Forskningen viser, at når der er tale om næsten en-vejs-kommunikation, kan de fleste kun klare omkring et kvarter. Herefter står de af, begynder at blive rastløse og keder sig, siger han og tilføjer:

- Der er ingen tvivl om, at det i mange virksomheder er en ren refleks, at et møde skal vare en time. Prøv i stedet for at lade være med at gå ind i et mødelokale og hold for eksempel to møder stående a ti minutter. Mange møder vil kunne holdes på den måde i stedet, mener Bo Krüger.

Se fem ting fikse, der hjælper dig til præsentationer

En tidligere undersøgelse fra det daværende Institut for Konjunkturanalyse viste, at de 500 største danske virksomheder i 2004 bruger 18 milliarder kroner i mødeaktivitet.

Det tal, mener Bo Krüger, er steget siden da, og opfordrer de danske virksomheder til at give deres mødekultur et servicetjek:

- Mange inviterer også i snit en eller to for mange til et møde, fordi man helst ikke vil træde nogen over tæerne. Men man kunne spare mange penge ved, at det er helt legalt kun at skulle deltage i de ti minutter, hvor man kan bidrage med noget - og derefter forlade lokalet, siger Bo Krüger.