Del : SMS
Berlingske Business

Værktøjer til virtuel ledelse

Businessman in modern interior
Ledelse handler i høj grad om kommunikation. Det siges, at kun 7 pct. af et budskab opfattes via ordene, mens resten opfattes gennem kropssprog, mimik, stemninger og reaktioner hos omgivelserne.

Afstand mellem leder og medarbejder kræver klar kommunikation. Ellers kan der opstå gætterier og misforståelser omkring både opgaver og relationer. Men hvordan kommunikerer du bedst på afstand?

Artiklen fortsætter under annoncen

Hvis du ikke møder dine medarbejdere fysisk i hverdagen, er du distanceleder - også selvom I bare sidder på forskellige etager, eller måske har en arbejdsdag, der er forskudt fra hinanden. Det giver store udfordringer til din kommunikation, som skal være ekstra klar, for det gamle ordsprog: ude af øje, ude af sind, taler sandt. Lær de 7 forskellige sprog, enhver leder bør kende – og hvornår du skal bruge hvilket.

Ledelse handler nemlig i høj grad om kommunikation. Det siges, at kun 7 pct. af et budskab opfattes via ordene, mens resten opfattes gennem kropssprog, mimik, stemninger og reaktioner hos omgivelserne.

vv

Derfor er det en udfordring i sig selv, når du som distanceleder er afhængig af mails, telefonsamtaler, videoopkald mm. Du skal ikke bare være bevidst om dit sprog og kunne læse dine medarbejdere; du skal også gøre dig klart, hvilken kommunikationsform egner sig til hvilken situation. Hvornår skal du ringe, hvornår er en email passende og hvornår er et fysisk møde påkrævet? Distanceledelse handler nemlig i høj grad også om nærvær.

Det kan også være en rigtig god ide at aftale med dine medarbejdere, hvor hurtigt man typisk besvarer en henvendelse - bliver mails læst og besvaret hver dag? Er det ok at ringe medarbejdere op efter arbejdstid? Men husk at give dig selv samme frist som medarbejderne, ellers kommer det hurtigt til at give en dårlig stemning.

Her er lederens how-to (og how-not-to) til de vigtigste digitale kanaler:

E-mail

For mange ledere er mails blevet den vigtigste kommunikationskanal, og derfor er dine mails i høj grad med til at definere dig i dine medarbejderes øjne. Overvej derfor altid: Er mit budskab tydeligt? Er mailen så kort og præcis som muligt, uden at give køb på høflighed eller venlighed? Kan min tone misforstås? Husk at en smiley ikke opvejer et harskt budskab eller en hård tone.

leth

Derudover vil der være budskaber, der ikke egner sig til emails: Er dit budskab kompliceret, er der risiko for misforståelser, er emnet følelsesladet, eller har du brug for et svar her og nu? Så er mails måske ikke den rigtige løsning.

Opkald

Et opkald har den fordel fremfor mailen, at den er mere personlig. Sproget bliver typisk mere uformelt, medarbejderen kan aflæse din stemning og kan stille opklarende spørgsmål på stedet. Til gengæld kræver det, at I finder et tidspunkt, der passer begge parter. Det kan blive en kilde til stress og irritation, hvis medarbejderne oplever, de skal smide det, de har i hænderne, hver gang chefen ringer. Den oplevelse kan dog minimeres, hvis der er en god tillid mellem dig og din medarbejder på distancen. Få fire gode råd til at skabe tillid på distancen.

Derudover kan der opstå forvirring efterfølgende omkring, hvad der blev aftalt - det kan derfor være en god ide, at I på forhånd aftaler, at en af jer sammenfatter de vigtigste pointer i en mail efterfølgende.

Videokonferencer

Onlinemøder kan være en god måde at skabe følelsen af nærvær, når det ikke kan lade sig gøre for alle parter at mødes fysisk. Det kræver naturligvis, at alle afdelinger har adgang til brugbart it-udstyr. Sørg for at inddrage de mødedeltagere, der sidder på afstand, så de ikke føler sig glemt, og spørg gerne aktivt ind til deres holdninger/bud etc.

10BUSJim-Hagemann-Snabe-150.jpg

Her er det en stor fordel, hvis du kender dit team og den særlige kultur, der er bestemt af deltagernes relationer til hinanden, til andre i organisationen, af deres daglige omgang med hinanden, af deres sprog, møder, måde at udveksle informationer på for at nævne de væsentligste faktorer. Få indsigt i 4 forskellige teamkulturer, og lær hvordan du bringer forskellene i spil på en konstruktiv måde.

Overvej derfor nøje onlinemødernes formål, indhold og form, og brug tiden på det, der kræver levende dialog. Hvis formålet er ren orientering, kan andre kanaler være bedre.

SMS/chat

Endelig er der en del distanceledere, der benytter sig af sms’er eller chatfunktioner. Begge dele er fortrinlige til korte, faktuelle beskeder eller til hastemeddelelser, hvor man har brug for en hurtig reaktion. Da formen er ultrakort, skal du være omhyggelig med din kommunikation. Hvis du bare skriver “Ring lige, haster” eller “Har du lige to min”, risikerer du at skabe uro og nervøsitet. Skriv hellere: “Brug for input til bestyrelsen, ring”, så du er konkret, og medarbejderen kan forberede sig på at give dig de rigtige svar.

Samtale

Det er også værd at overveje, om man må kontakte hinanden på alle døgnets timer, medmindre det virkelig haster. Er budskabet personligt, følsomt eller kritisk, vil det ofte være bedre at ringe eller mødes.

Artiklen er oprindeligt bragt på universe.ida.dk.

0 Kommentarer

Business blogs Alle blogs

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

Gratis breaking news på mobilen

Send BUSINESS BREAK til 1929 og modtag en SMS med en bekræftelse. Det er gratis - tilmelding koster kun almindelig takst. Du kan til hver en tid afmelde tjenesten igen.

Afmeld: sms BUSINESS BREAK STOP til 1929

Tilmeld Afmeld

Business Nyhedsbrev

Få breaking news og det bedste overblik fra Business.dk morgen og eftermiddag - eller modtag hver uge et prioriteret overblik over investorstof, privatøkonomi, ejendomme, digtal, karriere, media og vækst.

Se alle nyhedsbreve

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

<p>Henrik Olejasz Larsen</p>

Hør investeringsdirektør Henrik Olejasz fortælle hvor galt det i virkeligheden står til med Italien, og om vi er på vej mod en ny EU-krise efter nej'et ved folkeafstemningen søndag:

Business Events Se alle

Business.dk anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og at målrette annoncer. Denne information deles med tredjepart. Læs mere