18. juni 2008, 14:34 – opdateret 16. maj 2012, 00:57

Da resultaterne fra Danfoss’ projekt smartworker første gang tikkede ind, spærrede ikke bare it-afdelingen, men også direktionen øjnene op: Medarbejderne rapporterede, at de efter et ganske almindeligt kursus i emailprogrammet Outlook fornemmede, at de havde fået over to timer mere til deres rådighed om ugen.

Resultaterne var i diametral modsætning til tidligere tiders meget lunkne tilbagemeldinger på it-kurser. Forklaringen var en ny pædagogisk tilgang, fortæller it-direktør Kenneth Egelund Schmidt:

”I stedet for at give medarbejderne kurser i it-værktøjernes mange funktioner tog vi udgangspunkt i deres hverdag og de behov, medarbejderne havde,” siger han.

Kurset blev ekstremt eftertragtet. Nøglen til medarbejdernes engagement blev at tage udgangspunkt der, hvor det gjorde mest ondt i medarbejdernes hverdag – at få mere tid.

Medarbejderne blev ikke som før oplært i Outlooks mange fine funktioner, men i hvordan de kunne anvende planlægningsværktøjet til at få mere tid i hverdagen.

”Vi lærte meget i forhold til den hidtidige tilgang til it, hvor vi sagde: ’Du skal gøre sådan og sådan.’ I stedet valgte vi at tage udgangspunkt i modtageren og skabe mening,” siger Kenneth Egelund Schmidt.

Siden projektet blev indledt for godt to år siden, har Kenneth Egelund Schmidt og hans it-team arbejdet videre med filosofien bag projektet: At man med ganske få midler kan sætte sig ind i forretningskollegernes udfordringer og dermed bakke dem op med den nødvendige teknologi.

Ikke kun forretningsmedarbejderne efterspørger teknologien, men også it-folkene, der indlever sig i forretningsmedarbejdernes behov, og kombinerer det med deres tunge viden om teknologiens muligheder.

”Vi sender it-medarbejderne ud på en opdagelsesrejse i forretning for at afdække behovene,” siger han.

Ifølge Kenneth Egelund Schmidt står mange virksomheder med et stort behov for at nedbryde den hidtidige forståelse af it som et appendiks på forretningen – en slags leverandør, der kun agerer på baggrund af krav fra bestillerne i forretningen.

Hos it-afdelingen handler det om at blive dygtigere til at tale i forretningssprog. F.eks. var smartworker-kurset ikke et kursus i e-mail, men et kursus i planlægning.

”Vi taler f.eks. ikke mere om værktøjer, men kun om processer, som forretningen kan forstå,” siger Kenneth Egelund Schmidt.

Kommunikation er i dag en hjørnesten i Kenneth Egelund Schmidts arbejde.

”Vi kommunikerer i dag med tal, farver og gode historier – og det giver en meget større effekt, hvis vi kan skabe billeder i hovedet på medarbejderne, end hvis vi blot sender vejledninger ud. Undersøgelser viste, at vejledninger kun blev læst af 15 procent af medarbejderne,” siger Kenneth Egelund Schmidt.

Danfoss’ it-direktør arbejder ikke kun med it-projekterne internt i Danfoss, men forsøger også at udbrede budskaberne fra sin position som talsmand for en arbejdsgruppe i tænketanken CIO Innovation Forum, der blandt andet fokuserer på at udtænke ny idéer til, hvordan digitaliseringen kan få bedre kår i virksomhederne.

Han forsøger blandt andet at overbevise it-afdelingerne om, at det er deres ansvar at uddanne salgsdirektøren, logistikdirektøren, produktionsdirektøren og sågar den administrerende direktør. Det er nemlig inden for deres domæner, at teknologien skal anvendes i forretningsprocesserne.

“Et skridt kan være, at it-afdelingen i højere grad går ud til forretningenm, og med små pilotprojekter og eksperimenter viser, hvad der skal til. Så kan forretningen lære og forstå via konkrete eksperimenter,” siger Kenneth Egelund Schmidt.