Del : SMS
Berlingske Business

Sådan sikrer en god styregruppe succesfulde projekter

Jobcenterserie
Her er 3 gode råd til, hvordan du kan få succes i rollen som styregruppemedlem. Foto:

Når du træder ind i en styregruppe, er din primære opgave at sikre beslutnings-og ledelseskraft i projektet. For dårligt styregruppearbejde kan påvirke hele projektets performance. Der hviler derfor et stort ansvar på dine skuldre, når du bliver udpeget som styregruppemedlem. Derfor skal du også stille de rigtige krav til projektlederen, så du er klædt rigtigt på til at tage de rette beslutninger på de rigtige tidspunkter.

Artiklen fortsætter under annoncen

Kender du det? Du er pludselig blevet medlem af styregruppen i (endnu et) lettere udefineret projekt. Du aner ikke, hvorfor du skal være en del af styregruppen, du kender ikke projektets scope eller formål, og din kalender er presset til det yderste i forvejen.

Du aner allerede nu, at der vil være en endeløs række af møder fyldt medsnak uden et synligt formål og en masse materiale til gennemlæsning. Måske skal du endda forholde dig til et endnu ukendt ressourcetræk blandt dine egne medarbejdere.

Nima 2

Du er ikke alene om følelsen af forundring og måske endda frustration - og ofte vil projektlederen stå med en lignende følelse omkring dig og resten af styregruppen. Hjælp til projektlederen: Lær at styre din styregruppe - det er altafgørende for projektets succes.

Her er 3 gode råd til, hvordan du kan få succes i rollen som styregruppemedlem:

1. Få afklaret din rolle i projektet

Et væsentligt problem i mange projekter er, at styregruppemedlemmerne simpelthen ikke aner, hvorfor de sidder i styregruppen eller hvad, de skal bidrage med. Så bliver det nemt at se projektet som en forhindring for at udføre sine driftsopgaver i stedet for at se det som en hjælp til at forbedre driften - ikke mindst hvis man er blevet pålagt at deltage i styregruppen og ikke selv har ønsket det. Og måske kan man også blive lidt besnæret af at blive udpeget som styregruppemedlem - så får man jo mulighed for at tage beslutninger i projektet.

Lockheed Martin

Desværre er projektlederen ofte ikke klar over, hvorfor man har valgt at sammensætte styregruppen, og det giver en uklar rolle- og ansvarsfordeling, inden projektet overhovedet er begyndt.

Det er også muligt, du har en dobbeltrolle som styregruppemedlem og interessent i projektet? En gennemtænkt interessentanalyse kan redde ethvert projekt - brug disse 5 vigtige trin til en vellykket interessentanalyse.

Derfor kan det være en god ide at starte med at snakke med styregruppeformanden, som er den, der har sammensat styregruppen og som bedst kan begrunde, hvorfor netop du er en del af projektet, og hvordan din deltagelse gavner både projektet, virksomheden og ikke mindst din afdeling. Internt blandt styregruppemedlemmerne bør I også afklare hinandens roller i forhold til hinanden.

2. Tag ejerskab for projektet

Som udgangspunkt brænder enhver projektleder for at få ”sit” projekt til at lykkes. Det kan sommetider føre til, at projektlederen selv prøver at løse alt og undgå at ”forstyrre” styregruppe, fx ved selv at styre økonomien eller foretage alle prioriteringer selv.

Hvor velment det end er, kan det være ganske uheldigt. Dels fordi det ofte sker på bekostning af det egentlige projektledelsesarbejde: planlægning, uddelegering og overvågning af opgaver, kontakt med interessenter, håndtering af risici etc.

chef

Men det er også problematisk, fordi projektlederen i sagens natur ikke kan repræsentere alle projektets interessenter, ikke har den faglige indsigt i alle projektets faser, ikke alene kan vurdere, om projektet fortsat løser det rigtige problem i forhold til, hvad der ellers rører sig i virksomheden etc. Det er heller ikke projektlederens opgave at vurdere om business casen holder - det er styregruppens. Endelig er det slet ikke sikkert, at projektlederen har nok kendskab til organisationens projektmodel samt tilstrækkelig forståelse for rollerne i projektorganisationen til at kunne gennemføre briefingen af styregruppemedlemmerne.

Hjælp projektlederen og tag ansvar for din egen rolle som styregruppemedlem.

3. Dit ansvar som del af styregruppen

Overordnet er det styregruppens ansvar, at projektet lykkes og er pengene værd.

teambuilding

I praksis betyder det, at du og resten af styregruppen skal sikre jer, at projektet:

  • har et klart defineret formål
  • har et veldefineret omfang
  • løser det rigtige problem
  • har en realistisk tidsplan samt de fornødne ressourcer
  • styres fornuftigt under hele forløbet og at der er fremdrift
  • at problemer løses rettidigt
  • har fortsat forretningsbegrundelse
  • har de rigtige rammer til, at projektlederen kan opnå den rigtige fremdrift i projektet

Mange tror, at ovenstående alt sammen er projektlederens ansvar, og at styregruppen blot skal holde ham eller hende i ørerne - men det er en misforståelse, og det er klogt at få den ryddet af vejen fra starten.

Det er vigtigt, at både styregruppen og projektlederen er bevidste om, at den perfekte projektleder ikke findes. Forskellige projekter fordrer nu engang forskellige kompetencer, og de kan til tider være ganske komplekse.

Derfor er det en god idé på et helt praktisk niveau at få afklaret  styregruppens roller og ansvar tidligt i projektet. Bed projektlederen og projektets styregruppeformand om at gennemgå projektet, og hvilken projektmodel der ligger til grund, gennemgå de enkelte faser med vægt på, hvordan de enkelte medlemmer af styregruppen kan bidrage og hvad I skal tage beslutninger om - som gruppe og som individer.

En solid projektmodel sikrer succesfulde projekter og giver projektlederen tryghed undervejs, så projektet ikke løber af sporet.

Endelig skal arbejdsfordelingen og samarbejdet mellem projektleder og styregruppe defineres. Der kan være forventning fra begge sider om, at projektlederen udfører meget af det, der egentlig er styregruppens rolle.

Artiklen er oprindeligt bragt på universe.ida.dk.

0 Kommentarer

Business blogs Alle blogs

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

Gratis breaking news på mobilen

Send BUSINESS BREAK til 1929 og modtag en SMS med en bekræftelse. Det er gratis - tilmelding koster kun almindelig takst. Du kan til hver en tid afmelde tjenesten igen.

Afmeld: sms BUSINESS BREAK STOP til 1929

Tilmeld Afmeld

Business Nyhedsbrev

Få breaking news og det bedste overblik fra Business.dk morgen og eftermiddag - eller modtag hver uge et prioriteret overblik over investorstof, privatøkonomi, ejendomme, digtal, karriere, media og vækst.

Se alle nyhedsbreve

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

<p>Henrik Olejasz Larsen</p>

Hør investeringsdirektør Henrik Olejasz fortælle hvor galt det i virkeligheden står til med Italien, og om vi er på vej mod en ny EU-krise efter nej'et ved folkeafstemningen søndag:

Business Events Se alle

Business.dk anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og at målrette annoncer. Denne information deles med tredjepart. Læs mere