Del : SMS
Berlingske Business

Når lederens kalender er fyldt

 pix-kalender
Foto:

Et møde er et fint forum til at træffe beslutninger. Men i mange virksomheder og organisationer er der en tendens til, at der både bliver holdt både for mange og for lange møder.

Artiklen fortsætter under annoncen

Engang imellem kan det som leder være sundt at sætte sig ned og reflektere over, hvad man bruger sin arbejdstid på – og i den forbindelse om timerne, dagene og ugerne måske kan udnyttes endnu bedre. En af de ting, som med det samme springer i øjnene, når jeg kigger på min egen kalender, er, at jeg bruger rigtig meget tid på at holde møder – flest med medarbejdere og lederkolleger, men også med eksterne samarbejdspartnere og kontakter.

I runde tal er cirka halvdelen af min arbejdstid henlagt til diverse mødelokaler, og der er tale om en kurve, som stille og roligt er steget de seneste år.At møder fylder rigtig meget i de fleste lederes arbejdsliv understreges i en ny undersøgelse om møder og mødeledelse, som Lederne offentliggør senere på året.

Hvis de mange møder så alle er nødvendige og giver et stort udbytte, er det fristende at trække på skuldrene og tænke, at møder således blot må kategoriseres som en god og nødvendig del af lederjobbet. Men rent faktisk viser undersøgelsen, at flere ledere betragter en stor del af møderne som overflødige og kendetegnet af dårlig mødeledelse. Og fire ud af ti mener sågar, at møder i nogen grad kan betegnes som ”unødvendige forstyrrelser” i arbejdsdagen.

Min personlige grundlæggende holdning er, at møder over en bred kam har en god og nødvendig funktion, så jeg er ikke med i det kor, der fra tid til anden plæderer for, at man med fordel helt kan sløjfe alle møder. Jeg mener, at møder er fine fora til at træffe beslutninger. Ledere bruger møder til at drøfte strategi, forretnings- og produktudvikling eller daglig drift, og de bruger møder til at blive informeret.

Så langt, så godt. Men jeg mener samtidig, at der er i mange virksomheder og organisationer er en voksende tendens til både at holde alt for mange møder og alt for lange møder. Det er blevet kutyme, at man indkalder til et møde også i de tilfælde, hvor beslutningen faktisk meget nemmere og hurtigere kunne træffes under en telefonsamtale eller ved lige at lægge vejen forbi medarbejderen eller kollegaens skrivebord.

Og der er endvidere opstået en tendens til, at møder bliver berammet til at vare en time eller mere – også selvom den orientering, der skal gives, eller den beslutning, som skal træffes, med den rette disciplin kan klares på den halve tid.Netop ordet ”disciplin” fører mig over til det, som er min hovedpointe, når det gælder møder – nemlig at et godt møde kræver forberedelse, struktur og ledelse for ikke at ende som ”unødvendige forstyrrelser” i arbejdsdagen.

Det betyder f.eks., at det af indkaldelsen til mødet helt specifikt fremgår, hvad mødet handler om, så forventningerne på forhånd er afstemt, og så mødedeltagerne kan møde velforberedte op. Ved større møder, hvor flere forskellige emner skal på tapetet, kan man med fordel udsende en decideret dagsorden på forhånd.

Det betyder fokus på mødekulturen: Alle mødedeltagere sørger for enten at acceptere eller afslå mødeindkaldelsen, kommer til tiden, slukker deres telefoner eller sætter dem på lydløs og gemmer small-talk’en til de uformelle møder ved kaffemaskinen.

Og endelig betyder det, at mødelederen skal træde i karakter og styre diskussionerne, sørge for, at der bliver holdt fokus på mødets tema, styre talerækken og afslutningsvis konkludere, hvad der er besluttet, og hvad den videre proces er.

Disse grundregler er selvfølgelig ikke ensbetydende med, at alle møder partout skal styres med pisk og autoritet. Der er forskel på mennesker, forskel på betydningen af de beslutninger, der skal drøftes, og på, om det er møder med to, 20 eller 200 deltagere. Men personligt foretrækker jeg til enhver tid de møder, som er styret stramt, hvor jeg går derfra uden følelsen af at have spildt min tid og uden tvivl om mødets output.

Business blogs Alle blogs

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

Gratis breaking news på mobilen

Send BUSINESS BREAK til 1929 og modtag en SMS med en bekræftelse. Det er gratis - tilmelding koster kun almindelig takst. Du kan til hver en tid afmelde tjenesten igen.

Afmeld: sms BUSINESS BREAK STOP til 1929

Tilmeld Afmeld

Business Nyhedsbrev

Få breaking news og det bedste overblik fra Business.dk morgen og eftermiddag - eller modtag hver uge et prioriteret overblik over investorstof, privatøkonomi, ejendomme, digtal, karriere, media og vækst.

Se alle nyhedsbreve

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

<p>Henrik Olejasz Larsen</p>

Hør investeringsdirektør Henrik Olejasz fortælle hvor galt det i virkeligheden står til med Italien, og om vi er på vej mod en ny EU-krise efter nej'et ved folkeafstemningen søndag:

Business Events Se alle

Business.dk anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og at målrette annoncer. Denne information deles med tredjepart. Læs mere