28. april 2009, 06:30

Elektronisk post, e-mail, har siden gennembruddet i midten af 1990’erne ført an i digitaliseringen af arbejdspladsen og er nu den foretrukne kommunika­tionsform de fleste steder.

Selv ældre ledere øverst i hierarkiet, det være sig privat eller offentligt, er nu “på mail”, ofte med en sekretær som mellemmand m/k, men alligevel. Men netop som mange netop havde vænnet sig til e-mail, er det tid til et nyt paradigmeskifte.

E-mail var en fascinerende og dynamisk kommunikationsform, men har nu passeret sit zenit og er blevet en (over)moden teknologi med stadigt flere dårligdomme. En af nettets førende tech-bloggere, John C. Dvorak, skrev forleden et indlæg med titlen “9 Reasons E-Mail Is Dead”. Jeg har blandet hr. Dvoraks analyse med egne overvejelser og kommer frem til følgende som e-mailens mest bastante problemer.

Tidsrøver: E-mail er nemt, og det er samtidig problemet. Det er hurtigt og ligetil at klikke en besked af sted til et stort antal modtagere, specielt med de mange forskellige typer mailgrupper, arbejdspladser benytter sig af. Hertil kommer den endeløse strøm af eksterne mails med voldsomt varierende relevans. Undersøgelser viser, at en medarbejder gennemsnitligt bruger to timer om dagen på e-mail, hvoraf en tredjedel bruges på irrelevante beskeder i indbakken. Mail-vedligehold, læsning, produktion og organisering, er blevet en af de største enkeltkomponenter i den almindelige arbejdsdag.

Spam: Over 90 procent af al mail på verdensplan er spam. Det belaster systemerne og er til stor irritation for brugererne. Spamfiltre er blevet bedre med årene, man kan ikke fange alt, og desuden risikerer man konstant, at en legitim mail bliver blokeret.

Ineffektivt: E-mail forekommer hypereffektivt sammenlignet med forgængeren, fax, men i dagens digitaliserede verden er der nogle åbenlyse ulemper. Man får ikke nogen real-time kommunikation som i eksempelvis telefonsamtaler, men må pænt vente på, at modtageren beslutter sig for at svare. Der er heller ikke nogen ultimativ garanti for, at mailen er ankommet. Kvitteringssystemer er irriterende og utilstrækkelige.

Samtidig er e-mail-adresser ikke lige så tilforladelige som de fysiske kolleger. Mange har flere elektroniske adresser i omløb, og skriver man til en forældet adresse, er der ingen garanti for at få en returmail med besked.

Nye metoder: Hvad skal man så gøre? Gå tilbage til faxen? Nej, man skal forbedre det bestående og samtidig forberede sig på fremtiden.

Professionalisering: Behandling af e-mail er en kompetence, der skal udvikles og vedligeholdes, både hvad angår it-systemer og medarbejdere. Der findes mange gode tiltag i form af software, guidelines og simple, men gode råd, der kan effektivisere brugen af e-mail.

Nye kommunikationsformer: Det digitale univers kan byde på en række effektive mail-alternativer, som også bør kunne gøre sig i erhvervslivet. Først og fremmest chat via IM (Instant Messaging), men også sociale netværk, diskussionsfora, videokonferencer og Twitter-lignende tjenester er på banen.

En del virksomheder har måske en e-mail-politik, men den er omtrent lige så operationel som det obligatoriske værdisæt. Når medarbejdere bruger to timer dagligt på én bestemt aktivitet, fortjener den at blive kigget efter i sømmene.

Er du interesseret i at vide mere om e-mailens bærme, og hvad der kan gøres ved problemet, klik forbi min blog, TechTjek, på business.dk. Ingen mails, tak.