2. oktober 2011, 09:00

Lige før et møde skal begynde, konstaterer lederen, at der i mødelokalet mangler opdækning til tre personer. Lederen siger til en af sine medarbejdere, om han lige vil sørge for tre ekstra kuverter. Da mødet begynder, kan lederen konstatere, at der stadig mangler opdækning – til gengæld ligger der tre A4-kuverter ved hendes plads. Medarbejderen var ganske enkelt ikke klar over, at det var en opdækning, lederen havde bedt om, men var af den klare overbevisning,at det selvfølgelig var kuverter til breve, lederen manglede. Medarbejderen, en forholdsvis ung mand, kendte nemlig ikke ordets betydning i forbindelse med opdækning.

Denne historie, som en god bekendt fortalte mig for nylig, er ét blandt mange eksempler, der understreger, hvor svært det ofte kan være at kommunikere klart og tydeligt. Evnen til at få budskaber igennem er et must for at skabe et godt samarbejde mellem leder og medarbejdere.

Kommunikation er således en vigtig og daglig opgave for alle ledere. God kommunikation er også værktøjet til at skabe resultater gennem andre.

Overordnet set gælder der fire enkle principper for, hvad der skal til, for at kommunikation skal lykkes: Vær klar på, hvad du vil opnå med dit budskab. Sæt dig i modtagerens sted. Vær konkret og præcis i dit budskab. Vær bevidst om, hvordan og hvornår du afleverer budskabet.

De fleste ledere har oplevet, hvordan kommunikation kan være en udfordring – både som afsender og som modtager. Egentlig burde det ikke være så svært, men der skal ind imellem så lidt til, før et simpelt budskab giver anledning til flere spørgsmål end svar. Og der skal ofte ikke siges mange ord, før der kan opstå misforståelser, hvilket eksemplet med kuverterne også understreger.

Vellykket ledelseskommunikation skabes ofte ved god forberedelse og træning. Jeg har tidligere i Karrierepanelet sat fokus på emnet, men gode råd kan ikke gives for tit.

I forberedelsen skal du gøre dig klart; hvad er dit budskab? hvem er din målgruppe? og hvem er du som budbringer?

Hvad er dit budskab?

Du kan ikke altid forvente, at du som afsender er »på bølgelængde« med modtageren af dit budskab. Din kommunikation kan gå skævt, hvis budskabet er uklart eller usikkert leveret.

Overvej derfor følgende:

• Hvilket budskab vil du aflevere, og hvorfor er budskabet vigtigt nu?

• Er det dit eget budskab, eller er du blot budbringer?

• Kan du selv stå inde for budskabet?

• Hvornår skal budskabet kommunikeres, og hvem skal budskabets formidling koordineres med?

Hvem er din målgruppe?

Tænk over, hvem målgruppen for dit budskab er. Målgruppen består ofte af forskellige personer – nogle gange også personer, der er placeret forskellige steder i og uden for virksomheden.

Bliv klar til din målgruppe ved at overveje følgende:

• Hvem er min vigtigste målgruppe for budskabet?

• Er der både en primær og sekundære målgrupper?

• Hvor befinder målgruppen sig – foran mig, på en mail, på intranettet?

• Kan alle i målgruppen modtage budskabet samtidigt – og er det vigtigt?

• Hvilke reaktioner forventer du fra målgruppen på dit budskab?

• Forventer målgruppen, at dit budskab udbygges med anden information – f.eks. med en e-mail?

Regn ikke med at alle modtager dit budskab, som du havde forventet. Selv når du kender målgruppen godt – som f.eks. dine medarbejdere – så husk, at de ofte lytter, opfatter og forstår det samme budskab forskelligt. Husk også, at personer i din målgruppe bringer din information videre eller måske har hørt noget om budskabet tidligere. Især vigtige budskaber fra ledelsen kan i kraft af IT og almindelig smalltalk være nået hurtigere ud til medarbejdere, end du selv kan nå at bringe dem frem.

Hvem er du som budbringer?

Din gennemslagskraft, dvs. din evne til at brænde igennem over for andre mennesker, er afgørende for, om du lykkes med din kommunikation. Det kræver en god selvindsigt at vide, hvordan og hvornår din kommunikation virker på målgruppen.

I situationer, hvor du som leder f.eks. skal kommunikere et budskab, som du måske er usikker på eller ikke helt enig i, bliver din viden om, hvordan du bruger din krop og stemme vigtig for at balancere din troværdighed over for målgruppen.

Forberedelse kan være med til at give dig klar kommunikation. Den kan ikke altid give dig skulderklap og bifald, men den kan forhindre de største fejltrin i din kommunikation. Desværre er det sådan, at der er ganske få af os, der er født som de perfekte kommunikatører, men der er håb, for det kan læres af alle.

Med hensyn til mødet, hvor de tre deltagere selv måtte hente deres kop i køkkenet, var timingen for den misforståede kommunikation i øvrigt helt perfekt. Øverst på dagsordnen for mødet stod nemlig kommunikation.