25. juni 2007, 08:48 – opdateret 25. juni 2007, 08:54

»Min søn kigger uforstående på mig, når jeg lige skal ind til PC’en og maile. »Maile,« siger han. »So Old-school!« For ham er chat nemlig, hvad emails er for min generation.

Beretningen har jeg efterhånden hørt mange gange med lidt variationer fra talerstole og fra kolleger. Vi er midt i et skift, der svarer til, da vi gik fra snailmail til email. Fra konvolut, frimærke, nydeligt opstillede, formelle breve, til mere uformelle beskeder krydret af en stavefejl hist og her. Selv om det kun er et par år siden, at morfar fik lært at maile.

Nu handler det om øjeblikkelige beskeder – instant messaging – der popper op på modtagerens skærm, så snart afsenderen har trykket »vogn retur«”, i stedet for blot at blive lagt i en indbakke til åbning senere. Og mens modtageren svarer på chatbeskeden, popper næste sætning fra afsenderen måske op.

Dansk erhvervsliv har været konservativ på dette område, så vidt jeg fornemmer. Her er emails stadig kongen, mens instant messaging allerede har godt fodfæste i mange amerikanske virksomheder.

Vi vil imidlertid se samme udvikling her, og ikke blot fordi vi aber efter som altid med nogle års forsinkelse. Det er der nemlig mindst fem gode grunde til.

Fremtidens arbejdskraft
Som nævnt er det chat, som fremtidens arbejdskraft bruger, ikke mail. Det er her og nu en besked skal afleveres og besvares. Om det er via fingre og tastatur, eller stemme og headsetmikrofon afhænger af situationen. Når der spilles World of Warcraft, er det mikrofonen. Når der chattes med skolekammerater, er det ofte tastaturet, og måske fremvises det sidst indkøbte samtidig via videocam.

Tilstedeværelse
Hvad der gør instant messaging til et godt redskab er følelsen af nærvær eller tilstedeværelse (presence). Man kan nemlig via en lille indikator ved ens chatpartneres navne se, hvem der er i fuld gang online, hvem der er online, men som ikke har rørt tastaturet en stund, hvem der ikke vil forstyrres, og hvem der er offline.

Dels spilder man ikke tid med at sende en hastebesked til Andersen, der er offline. Man SMS’er eller ringer. Dels huskes man måske på, at man skylder Berthelsen, der er online nu, en besked. Eller man får bare en trang til at sige hej til Christensen, og hvordan går det?

Målrettethed
Da man skrev rigtige breve, blev der en gang imellem sendt én kopi til en anden person, og bilag blev der heller ikke ruttet med. Med mails blev det så enkelt blot at smække CC-navne og bilag på. Som CYA (cover you ass), eller som »se, hvor flittig jeg er« til bossen. Resultatet er tidsspilde.

Med chatten går man typisk tilbage til den rene dialog, om end flere kan inviteres indenfor.

Men at lade sin chatbesked til kollegaen poppe op også på bossens skærm? Det nærmer sig jo at stille sig i døren til bossens kontor, mens man taler med kollegaen.

Måske vil vi tilmed se, at fordi chatten holdes målrettet, vil der være større tendens til at træffe beslutninger her og nu, i stedet for fejt at udskyde dem til møder med alle CC’erne.

Informationsdisciplin
I dag er der knapt grænser for, hvilke detaljer og dokumenter, der diskuteres og udveksles via mail.

Der er sjældent god samling på, hvad der hører sammen, hvad der SKAL huskes, hvad der blev aftalt. Indboksen risikerer at ende som én rodet flyttekasse.

Oven i kommer, at der findes virksomheder, hvor IT-afdelingen fortsat håndhæver en latterlig lav grænse for, hvor stor indbakken må være, selv om en gigabyte i dag vel koster omkring 50 øre. Travle folk kommanderes til sletning og til tider ryger blot de tungeste mails.

Data skal håndteres ved kilden – lægges i fælles projektrum på nettet, på blogs eller i wikier (til fælles forfatterskab af viden). Dermed har alle relevante informationerne ved hånden, i den gældende version. Også dialogen skal gerne placeres i rette kontekst.

Gartneren
Den femte og sidste årsag til, at emails bliver trængt lige som snailmails tidligere blev det, er, at også IT-rådgivningsfirmaet Gartner siger det, og når Gartner siger noget, slår selv danske IT-chefer hælene sammen. De vil jo nødig opfattes som »So Old-school«.

Gartner gik ud i sidste uge med forudsigelsen, at instant messaging bliver de fakto-teknologien for tale, video og tekstchat i erhvervslivet i 2011, men mail vil dog spille en supplerende rolle. Endelig bebuder Gartner, at nærvær – presence – får en rolle i mange flere systemer.

Sådan talte tendensdommerne. Det er vel også på tide, at IT-industrien og de systemansvarlige finder ud af at nærvær betyder noget, ikke?

Kommenter gerne på it-bizzen.blogspot.com.