Del :
BusinessDirect

Kundehåndtering i fokus hos Müller Martini Nordic

Skriv kommentar

Müller Martini Nordic satte kundehåndteringen i hele Norden under lup og gjorde den transparent med dokumenthåndteringsløsningen DocuNote og dens indbyggede adressekartotek. Løsningen gjorde et decideret CRM system overflødigt for virksomheden, der importerer og afsætter løsninger til den grafiske branche.

I Müller Martini Nordic har de gennem en årrække lagret deres informationer og dokumenter i et ”hjemmelavet” system, der med tiden var blevet inkompatibelt, hvorefter de overgik til at lagre filer i deres stifinder.

Det uhensigtsmæssige i den løsning var dog åbenbart. Udover usikkerheden i forhold til arkiveringsmetoden, savnede de især en tværgående søgefunktion og en grænseflade, så kollegerne imellem kunne tilgå hinandens sager og informationer, og få viden om, hvad der var af igangværende aktiviteter. 

   "DocuNote opsummerede det, vi havde brug for, og det var nemt at flytte vores eksisterende data og dokumentation over. Den informationsdeling, det har medført, gør en forskel for os i dag," fortæller Back Office Koordinator, Carola Gregersen, Müller Martini Nordic.

En færdig løsning skaleret efter behov

   ”Vi skal have et CRM-system” var den formodning, som Müller Martini Nordic gik ud i markedet med. Og markedet rummede også et væld af CRM-løsninger, men i forhold til virksomheden, dens størrelse, budget og ambitioner, var de fleste løsninger det rene over-kill.    

Da Müller Martini Nordic fandt frem til DocuNote, faldt brikkerne på plads. Her var en færdig løsning, der kunne skaleres til deres behov og give dem lige præcist det, de havde brug for i forhold til deres kundehåndtering, arkivering og søgning.

   ”DocuNote opsummerede det, vi havde brug for, og det var nemt at flytte vores eksisterende data og dokumentation over. Den informationsdeling, det har medført, gør en forskel for os i dag. Gennemsigtigheden er helt afgørende,” siger Carola Gregersen, back office koordinator i Müller Martini Nordic og fortsætter:

   ”Muligheden for at få indblik i hvad andre arbejder på, det giver et overblik, som betydet meget”.

En smertefri proces

Opstarten og indkøring af løsningen foregik ved at IntraNote forestod en import af kundedata, adressekartotek og mappestruktur til den nye løsning. Forud for dette havde IntraNote og medarbejderne i Müller Martini Nordic afholdt en workshop, hvor behovene var blevet afdækket.

Behov og ønsker blev efterfølgende imødekommet i informationsstrukturen, og dokumentskabelonerne blev defineret.

Kort efter var Müller Martini Nordic i luften. 

   "Det var en temmelig smertefri proces”, fortæller Carola Gregersen, der fortsat er tovholder på løsningen.

Overblik i hverdagen via visninger

For at sikre at alle er på højde med salgsaktiviteterne i Norden har virksomheden fået opsat 'visninger'. Visninger er en overbliksvisning af alle aktive og nyligt redigerede dokumenter og sager, som betyder at medarbejderne, når de åbner DocuNote, får et samlet overblik over, hvilke dokumenter, der er blevet tilføjet, og hvilke der er sket ændringer i. 

I Müller Martini Nordic er visningen sat op til at vise ”i dag” og ”i går”, men de har frie hænder til selv at ændre og oprette nye visninger. På den måde kan de 35 medarbejdere løbende holde sig opdaterede på de igangværende sager og fastholde overblik over forretningen. 

Kundehåndtering som hjørnesten

Hjørnestenen for DocuNote i Müller Martini Nordic er dog først og fremmest kundehåndteringen. I den forbindelse er besøgsrapporterne Müller Martini Nordics vigtigste form for dokumentation. 

Besøgsrapporterne udarbejdes af den enkelte sælger, hver gang de har været ude hos en kunde. Den information, der her nedfældes, er afgørende for den videre kontakt og arkiveringen er essentiel. 

Her viser DocuNote sig fremragende til formålet, da dokumenterne kan arkiveres på den enkelte kunde, der i forvejen er oprettet i DocuNote. Derudover er dokumenterne søgbare fx ud fra sælger, kundenavn og deadline på opgaver, men også på baggrund af de tilknyttede metadata – dvs. data om data. Derudover er teksten i rapporterne søgbare med en søgefunktion, der også tager højde for stavefejl og alternative stavemåder.

Læg dertil, at relevante e-mails i dag kan arkiveres direkte fra Outlook, så alle tilbud og al korrespondance med kunderne er veldokumenteret, samlet og tilgængelig for kollegerne. 

Integrationen til Outlook gemmer e-mailens tekstindhold samt eventuelle vedhæftninger, og arkiveringen foregår direkte fra Outlook via ét enkelt klik. Derved er det hos Müller Martini Nordic slut med at vigtige e-mails putter sig i medarbejdernes indbakker.

   ”Det vi primært høster ved vores investering, det er den gennemsigtighed, vi har fået. Informationsdelingen er noget, der virkelig har givet os et løft”, siger Carola Gregersen, Müller Martini Nordic.

Om Müller Martini Nordic

Müller Martini Nordic er en import og servicevirksomhed, der leverer innovative løsninger til den grafiske industri inden for efterbehandling, bogproduktion, avisdistribution samt offsettryk. Der er primært tale om levering af industrielle maskiner, der bliver produceret i Schweiz, og som virksomheden med sine 35 medarbejdere afsætter i hele Norden. 

Får din virksomhed nok opmærksomhed?

Mangler dit produkt opmærksomhed fra den købedygtige kunde eller beslutningstager?

Læs mere om Business Direct

0 kommentarer

Seneste nyt

Mest læste

Gratis breaking news på mobilen

Send BUSINESS BREAK til 1929 og modtag en SMS med en bekræftelse. Det er gratis - tilmelding koster kun almindelig takst. Du kan til hver en tid afmelde tjenesten igen.

Afmeld: sms BUSINESS BREAK STOP til 1929

Business Nyhedsbrev

BrandView Hvad er BrandView?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.

Indhold under BrandView produceres i et tæt samarbejde mellem Berlingske Medias content marketing bureau og virksomheden, der er afsender på budskabet. Læs mere om BrandView eller kontakt os direkte på moas@berlingslemedia.dk.

Seneste Premium Se alle