Del : SMS
Berlingske Business

Halv arbejdsuge i et mødelokale

Pix-møde-biz
Foto:

I gennemsnit sidder ledere i møde 21 timer hver uge, og det er vigtigt at sørge for, at møderne er ordentligt planlagt og skaber værdi for virksomheden.

Artiklen fortsætter under annoncen

Så er endnu en uge på kontoret passeret med lynets hast, og når der bliver kigget tilbage på ugens opgaver, vil mange ledere kunne se, at der har været en del møder – for nogle endda rigtig mange møder. Selv har jeg også en kalender, hvor møder fylder meget, og jeg har løbende fokus på dels at få det maksimale ud af mine møder, dels at sørge for, at de beslutninger, der bliver truffet på møderne, bliver effektueret. Men – og nok så vigtigt – sørger jeg også for at skabe luft mellem møderne.

At jeg ikke er ene om at have en fyldt mødekalender, viser en ny undersøgelse fra Lederne baseret på flere end 3.000 besvarelser fra offentlige og private. Ifølge undersøgelsen bliver næsten halvdelen af ledernes arbejdstid, 44 procent, brugt på at holde møder – svarende til 21 timer om ugen. Lederne anno 2011 bruger 28 procent af arbejdstiden på interne møder og samtaler, mens 16 procent bruges på eksterne møder og samtaler.


Møder har mange formål

Tallene kan måske lyde skræmmende, men er det på ingen måde – tværtimod. Møder er således et vigtigt ledelsesredskab, fordi god ledelse udøves gennem relationer og dialog. Så har man et chef- eller lederjob, så har man ganske naturligt også mange møder.

Møder er et forum, hvor beslutninger træffes. Det er her, den professionelle leder bl.a. drøfter strategi og forretningsudvikling, produktudvikling eller f.eks. daglig drift. Så møder kan faktisk ikke undværes og er en vigtig del af lederens hverdag, hvor der også deles og indhentes informationer, som kan være altafgørende for at træffe de rigtige beslutninger. Møder har også en anden meget vigtig funktion som kommunikationskanal, både dem med medarbejdere og kolleger, og dem uden for virksomheden med kunder og samarbejdspartnere.

Mødeomfang kan være meget forskelligt i forhold til, hvilket ledelsesniveau man befinder sig på. Topledere bruger alt andet lige mere tid på eksterne relationsskabende møder end driftslederen, der ofte holder møder for at sætte fokus på den interne drift og de interne relationer.


Værdiskabende møder

Men udfordringen er selvfølgelig at prioritere de møder, som er værdiskabende for virksomheden. Og hvad er så egentlig et værdiskabende møde? Det er efter min mening, når man som leder deltager velforberedt til mødet, ligesom der umiddelbart efter mødet er afsat tid til at afslutte eller igangsætte eventuelle opgaver, så beslutninger ikke går i glemmebogen. Mange møder kan netop have den ulempe, at man ikke får den nødvendige luft mellem møder, og at man derved ikke kan bevare det fokus, der skal til at træffe de rigtige beslutninger. Det er svært at gå fra møde til møde med meget forskelligt indhold, og hvor man således ikke kan nå at omstille sig.

Det er også værdiskabende, når en leder f.eks. stiller sig selv spørgsmålene; Hvad er formålet med dette møde, og hvad skal udbyttet være? Og hvad kan jeg selv bidrage med? 

Det er værdiskabende, når tiden bliver brugt konstruktivt. Passiv mødedeltagelse og dårligt planlagte møder er efter min mening ikke værdiskabende og giver kun en dårlig oplevelse og manglende engagement fra deltagerne – og i sidste ende negativ værdi for virksomheden.

Det vigtigste for alle former for møder er, at vi er bevidste om, hvad formålet med mødet er og ikke bare holder møde for mødets skyld eller f.eks. bruger overskydende mødetid til at småsludre i stedet for at afslutte og bruge den vundne tid effektivt. Mødeafholdelse kræver forberedelse, for at alle får et godt udbytte, og her kan man som leder med fordel gøre sig nogle overvejelser om, hvilken type møde man egentlig indkalder til. Hvad er formålet med mødet, og hvordan skal det foregå? Er det et beslutningsmøde, er det et brainstorming-møde, skal der arbejdes i grupper, eller er det ”blot” en samtale mellem to personer, som lige så godt kunne foregå over telefonen eller ved et uformelt møde uden mødeindkaldelse? Mulighederne er mange, og netop derfor er det vigtigt, at mødearrangøren på forhånd har gennemtænkt form og indhold.

Stort set alle mødeindkaldelser i dag er digitale, og en detalje, man som leder måske ikke tænker så meget over, er, hvad man egentlig skriver i mødeindkaldelsen. Mange medarbejdere holder sig orienterede om stort og småt ved at følge med i bl.a. ledelsens kalender. Og skriver man blot ”møde” i kalenderen, kan det give anledning til gisninger om, hvad der nu sker. Så åbenhed vedrørende møders emne er med til at fremme en sund mødekultur og åbenhed i virksomheden.


 

Et vigtigt ledelsesredskab


Som jeg nævnte indledningsvis, er det min holdning, at møder er et vigtigt ledelsesredskab, fordi god ledelse udøves gennem relationer og dialog, og møder kan ikke undværes. Møder er et af mange værktøjer, og man skal finde den balance, der passer til det lederjob, man bestrider. Og så skal man huske, at møder ikke må stjæle unødigt meget tid. Er hele arbejdsugen plastret til med møder, bliver der nemlig ikke tid til den synlige og praksisnære ledelse.

0 Kommentarer

Business blogs Alle blogs

Forsiden lige nu

Til forsiden

Business anbefaler

Gratis breaking news på mobilen

Send BUSINESS BREAK til 1929 og modtag en SMS med en bekræftelse. Det er gratis - tilmelding koster kun almindelig takst. Du kan til hver en tid afmelde tjenesten igen.

Afmeld: sms BUSINESS BREAK STOP til 1929

Tilmeld Afmeld

Business Nyhedsbrev

Få breaking news og det bedste overblik fra Business.dk morgen og eftermiddag - eller modtag hver uge et prioriteret overblik over investorstof, privatøkonomi, ejendomme, digtal, karriere, media og vækst.

Se alle nyhedsbreve

Business i billeder

Se alle

BrandView Hvad er Brandview?

BrandView er en service fra Berlingske Media, hvor virksomheder har mulighed for at kommunikere deres specialviden direkte til brugere og læsere af Berlingske.
Dette kan gøres på print i Berlingske og Berlingske Business, eller online på b.dk og business.dk.

Ønsker du at vide mere om BrandView, bedes du kontakte content marketing afdelingen Public Impact via e-mail: info@publicimpact.dk.

<p>Henrik Olejasz Larsen</p>

Hør investeringsdirektør Henrik Olejasz fortælle hvor galt det i virkeligheden står til med Italien, og om vi er på vej mod en ny EU-krise efter nej'et ved folkeafstemningen søndag:

Business Events Se alle

Business.dk anvender cookies til at huske dine indstillinger, statistik og at målrette annoncer. Denne information deles med tredjepart. Læs mere